Data käyttöön -kehittämispäivät terveysasemilla, Varsinais-Suomen hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Data käyttöön -kehittämispäivien tarkoituksena on tuoda tiimin käyttöön omasta väestöstä ja tiimin toiminnasta saatavilla olevaa dataa. Datan avulla tiimi voi suunnitella ja kehittää toimintaansa entistä vaikuttavammin ja potilaslähtöisemmin.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Toimintamallin hyödyt

Hyödyt yksittäiselle työntekijälle:

Syventää ymmärrystä omasta väestöstä ja sen tarpeista.
Antaa mahdollisuuden vaikuttaa omaan työhön ja toimintamalleihin datan pohjalta.
Lisää mahdollisuuksia kehittämishengen luomiselle.
Lisää työn mielekkyyttä ja osallisuutta.

Hyödyt tiimille:

Mahdollistaa yhteisen tilannekuvan luomisen väestöstä ja sen tarpeista.
Lisää tiimin sitoutumista yhteisiin kehittämistavoitteisiin.
Tehostaa tiimin sisäistä yhteistyötä ja roolitusta.

Toteutussuunnitelma

Kehittämispäivän suunnittelu toteutettiin datan osalta Varhan Tietojohtamisen palveluiden kanssa. Tämä mahdollisti saatavilla olevan tiedon saamisen käyttöön, sekä POWER BI-ohjelman käytön kehittämispäivässä. Päivän aikana tiimi sai käyttöönsä visuaalisessa ja ymmärrettävässä muodossa esitettyä väestökohtaista dataa POWER BI-raportteina sekä paperisena.

Tiimeillä oli käytössä muun muassa nämä tiedot:

Väestön ikäjakauma ja sairastavuus
Väestön sosioekonominen asema
Palvelujen käyttö (esim. käynnit, yhteydenotot)
Mittaritietoja: COCi, T3
Paljon palveluita käyttävät
Krooniset haavapotilaat

Kehittämispäivän rakenne
Päivä jaettiin viiteen vaiheeseen:

1. Asemakohtainen data ja orientaatio

Esiteltiin aseman tunnusluvut ja vertailu muihin Turun asemiin.
Mentimeter-kilpailu toi leikkimielisen aloituksen.

2. Hiljaisen tiedon jakaminen

Tiimi tutustui toisiinsa ja jakoi havaintoja väestöstä sekä omaa erikoisosaamistaan.

3. Datan analysointi

Käytössä Power BI ja paperidata.
Pohdittiin alueen ominaispiirteitä, vaikutuksia työhön ja kehittämismahdollisuuksia.
Kysymykset: Mitä korostuu? Mitä voitte tehdä? Voitteko vaikuttaa erityispiirteisiin? Miten data tukee tiimin kehittämistä?

4. Esityksen valmistelu

Tiimi kokosi havainnot ja kehittämisehdotukset jäsennellyksi esitykseksi.

5. Tavoitteiden ja aikataulun asettaminen

Määriteltiin konkreettiset tavoitteet tiimin toiminnan kehittämiseksi

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Terveysasemat elävät muutoksen aikaa. Hoidon jatkuvuus ja moniammatillinen työote muuttavat työskentelytapoja. Samalla datan käytön mahdollisuudet lisääntyvät. Terveydenhuollossa on tänä päivänä tarjolla tietoa, mutta sen hyödyntäminen tiimityöskentelyssä ja henkilöstön osallistamisessa ottavat vielä ensiaskelia.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Data käyttöön -kehittämispäivien tarkoituksena on tuoda tiimin käyttöön omasta väestöstä ja tiimin toiminnasta saatavilla olevaa dataa. Datan avulla tiimin jäsenet tutustuvat oman väestönsä erityispiirteisiin ja tarpeisiin. Väestökohtaisten tietojen avulla tiimi voi suunnitella ja kehittää toimintaansa entistä vaikuttavammin ja potilaslähtöisemmin.

Kehittämispäivä tukee yhteisöllistä oppimista ja vahvistaa samalla tiimin itseohjautuvuutta. Päivän tehtävänannossa huomioidaan saatavilla oleva määrällinen tieto sekä myös hiljainen tieto, jossa tiimin jäsenet jakavat kokemuksiaan omasta väestöstään. Reflektoimalla yhdessä väestöpohjaista dataa kokemusperäisen tiedon ohella, tiimillä on mahdollisuus saada syvällisempi ymmärrys tiimin toiminnasta ja parhaimmillaan lisätä motivaatiota tiimitoiminnan kehittämiseen. Tämä tukee tiimien yhteisöllistä vuoropuhelua ja syventää ymmärrystä väestön tarpeista. Data käyttöön -kehittämispäivä tukee hyvin omatiimimallin jalkautusta ja juurrutusta.

Kehittämispäivän sisältö on rakennettu yhteistyössä Varhan Tietojohtamisen palveluiden kanssa.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Data käyttöön – kehittämispäivän suunnittelu vaatii aikaa. Yhteistyö data-asiantuntijoiden kanssa on edellytys onnistuneelle tiedon keruulle. Suosittelemme, että kehittämispäivässä kaiken datan ei tulisi olla pelkästään sähköisessä muodossa, vaan yhteisen tekemisen mahdollistamiseksi osaa dataksi suositellaan pitämään myös paperisena. Suosittelemme asettamaan tiimeille selkeät tehtävänannot ja tavoitteet päivälle, jotta selkeä runko ja aikataulu pysyvät.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Turun asemien pilotoinnin ja saadun palautteen perusteella konseptia voidaan soveltaa laajemmin osana tiimityön arkea ja organisaation tiedolla johtamista. Toimintamalli vaatii toteutuakseen johdon ja esihenkilöiden mielenkiintoa ja halua hyödyntää tiedolla johtamisen mahdollisuuksia. Lähitulevaisuudessa on nähtävissä, että terveydenhuollon data tulee tarkentumaan ja näin ollen sen käyttömahdollisuudet myös tarkentuvat. Olennaista on, että olemassa oleva data saadaan käyttäjäystävälliseen muotoon ja kehittämispäivässä data on koko tiimin nähtävillä esimerkiksi screenillä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Kehittämispäivän lopuksi osallistujia pyydettiin arvioimaan seuraavia osa-alueita (1-5).

Opin tänään jotain hyödyllistä (KA 3,4)
Kiinnostuin pohtimaan miten palveluita voisi kehittää jatkossa kerätyn tiedon avulla (KA 3,5)
Uskon, että tiedolla johtamisella voitaisiin vastata resurssipulan aiheuttamiin haasteisiin (KA 3,1)
Olen motivoituneempi tuntemaan hoidettavan väestön kuin ennen kehittämispäivää (KA 3,3)
Toteutustapa oli onnistunut (KA 3,8)