Asiakaspalautteen kerääminen tabletilla perusterveydenhuollon osastopalveluissa

Osastopalveluiden arkeen sopiva digitaalinen ratkaisu asiakaspalautteen keräämiseen.

Toimintaympäristö

Haasteena osastojen huonokuntoiset asiakkaat. Miten heiltä voidaan kerätä palautetta työllistämättä osaston henkilökuntaa turhan paljon.

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on määritellyt kansallisen tason linjaukset koskien asiakaskokemuksen mittausta, mikä otetaan huomioon hankittavan ratkaisun toiminnallisissa vaatimuksissa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Tarpeena kehittää digitaalinen ratkaisu asiakaspalautteen keräämiseen. Aiemmin käytössä ollut paperiset lomakkeet eivät ole olleet sopiva tapa kerätä palautetta. Ammattilaiset sekä organisaatio tarvitsevat asiakaspalautetta kehittyäkseen sekä tietoa onnistumisista.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittämistyössä mukana ylihoitaja, osastojen palveluesihenkilöt sekä projektikoordinaattori hankkeesta. Teknisessä toteutuksessa sekä tablettien käyttöönoton apuna ammattilaisia Elisalta sekä KS-tiedolta.

Tavoiteltu muutos

Asiakaspalautteen kerääminen osaksi ruutinia.

Muutoksen mittaaminen

Osastoille on asetettu minimitavoitteet asiakaspalautteiden määrään. Palautteita käydään säännöllisesti läpi osastoilla.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Perusterveydenhuollon osastoilla hoidetaan erikoissairaanhoidosta ja päivystyksestä siirtyneitä potilaita. Parantumattomasti sairaiden potilaiden akuuttiin hoitoon tarkoitetut palliatiiviset osastot ovat mukana kyselyssä. Kohderyhmässä on mukana huonokuntoisia asiakkaita. Osastojen henkilökunta tai omaiset voivat auttaa kyselyn täyttämisessä. 

Online-kehittäjäryhmä Prototyypit arvioivat lomakkeen kysymyksiä sekä näiden ymmärrettävyyttä. Palautteen keruun käynnistymisen jälkeen on pidetty kokouksia kehittäjäryhmän kanssa ja näissä keskusteltu mahdollisista muutostarpeista.

Ratkaisun perusidea

Asiakaspalautetta kerätään helppokäyttöisillä MPJ-tableteilla* sekä QR-koodien avulla. Osaston henkilökunta pyytää palautetta kotiutumispäivänä. QR-koodillisia esitteitä on osastoilla mahdollisuuksien mukaan esillä tai muiden jaettavien papereiden yhteydessä.

*Monipalvelujärjestelmä, Elisa

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Ammattilaiset ovat olleet tiiviisti mukana kehittämistyössä. Asiakaspalautteen kerääminen on lisätty yhdeksi kohdaksi kotiutumispäivän muistilistaa ja kotiutumistaluja. Saapuneita palautteita käydään säännöllisestä läpi osastoilla. Palautteiden keräämiseen on asetettu minimitavoite, joka auttaa hahmottamaan kuinka paljon palautetta tulisi vähintään kerätä, jotta palauteiden keräämisen tahto pysyy tasaisena.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Minimipalautemäärään kannattaa asettaa selkeä tavoite. Näin myös "hankalaksi" koetuilta kohteilta on helpompi kerätä palautetta. Teknisiin ongelmiin tulee varautua, kun otetaan tabletteja käyttöön.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Palautetta on tullut tasaisesti kaikilta osastoilta, jopa niiltä, joiden ajateltiin alkuun olevan haastavia kohteita.