| Innokylä

Toimintaympäristö

Hyvinvointialueiden tavoitteena on turvata yhdenvertaiset, vaikuttavat ja kustannusvaikuttavat palvelut koko väestölle. Tämä edellyttää laajaa integraatiota, tiedolla johtamista ja asiakaslähtöisiä toimintamalleja. Pirkanmaan hyvinvointialueella strateginen painopiste on ollut tiedolla johtamisen rakenteiden kehittäminen ja tiedon hyödyntäminen päätöksenteossa.

Mielenterveyspalvelut ovat olleet erityisessä kehittämisen kohteessa, sillä palvelutarve on kasvanut kaikissa ikäryhmissä. Haasteita luovat lisääntyneet hoitojonot, henkilöstön saatavuus sekä tarve vahvistaa matalan kynnyksen ja ennaltaehkäiseviä palveluja. Kansallinen Terapiat etulinjaan -toimintamalli vastaa tähän tarpeeseen ohjaamalla asiakkaat oikea-aikaiseen ja vaikuttavaan hoitoon porrastetusti. Pirkanmaalla mallin käyttöönottoa on tuettu digitaalisilla ratkaisuilla, kuten Terapianavigaattorilla, joka auttaa ammattilaisia tekemään ensijäsennyksen ja ohjaamaan asiakkaan sopivaan psykososiaaliseen hoitoon.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Pilotti on kytkeytynyt Pirkanmaan hyvinvointialueen strategian toimeenpano-ohjelman kärkeen 4.2 Tiedolla johtamisen rakenteet kehittyneet ja tieto tukee päätöksentekoa.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat mielenterveyden haasteista kärsivät asiakkaat, jotka hakevat apua perusterveydenhuollosta ja tarvitsevat oikea-aikaista ja oikeatasoista psykososiaalista hoitoa. Asiakkaiden tarpeet vaihtelevat lievistä oireista vakavampiin mielenterveyden ongelmiin, ja heidän tilanteensa edellyttää tarkkaa ensiarviota hoidon porrastuksen ja kohdeoireen määrittämiseksi. Terapianavigaattori tukee ammattilaisia kartoittamaan asiakkaan oireiden luonnetta, hoitoon liittyviä toiveita ja tarpeita sekä ohjaamaan asiakkaan viiveettä sopivaan hoitomuotoon. Asiakasymmärrys perustuu kansallisesti suositeltuihin oiremittareihin ja strukturoituun tiedonkeruuseen, mikä parantaa hoidon kohdentamista ja vähentää hoitoviiveitä.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Pilotissa kehitettiin vaikuttavuusperusteista tiedolla johtamista mielenterveys- ja päihdeasiakkaiden palveluissa. Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen pilotti keskittyi Terapianavigaattorin tiedonkeruun ja raportoinnin kehittämiseen. Terapianavigaattorin avulla voidaan tunnistaa palvelutarpeen muutoksia ja ohjata asiakkaita porrastetusti vaikuttavimpiin hoitomuotoihin. Hoitoonohjauksen tiedonkeruun kehittäminen sekä Tableau-raportin käyttöönotto tukevat järjestäjän mahdollisuuksia hyödyntää tietoa palvelutuotannon johtamisessa.

Hankkeen käynnistyessä ammattilaiset tilastoivat mielenterveyspotilaiden ensijäsennyksestä ja hoitoonohjauksesta tiedot manuaalisesti Exceliin. Tunnistettiin tarve reaaliaikaiselle ja systemaattiselle tiedolle keräämiselle ja raportoinnille. Pilotissa siirryttiin Excel-pohjaisesta keruusta digitaaliseen Forms-lomakkeeseen ja otettiin käyttöön Tableau-raportointi. Tämä mahdollisti rakenteisen, reaaliaikaisen ja vertailukelpoisen tiedon keruun, mikä parantaa palveluketjujen läpinäkyvyyttä ja tukee vaikuttavuusperusteista ohjausta. Digitalisointi vähensi manuaalista työtä ja virheiden riskiä, mikä paransi tiedon luotettavuutta ja nopeutti raportointia. Lisäksi yhtenäinen tietopohja mahdollistaa jatkossa automatisoidun seurannan ja analytiikan hyödyntämisen.

Pilotin myötä syntyi uusi raportti ensijäsennyksen hoitoonohjauksesta, jota hyödynnetään palvelutuotannon johtamisessa. Raportointi tuo näkyväksi, miten ja mihin palveluihin asiakkaat ohjautuvat, ja missä kohdin prosessissa on viiveitä tai pullonkauloja. Tableau-raportoinnin käyttöönotto mahdollisti tiedon hyödyntämisen eri organisaatiotasoilla: operatiivisessa ohjauksessa, palveluiden suunnittelussa ja johdon päätöksenteossa. Hoitoonohjauksen dataa hyödynnetään palvelutarpeen ennakoinnissa ja resurssien kohdentamisessa, mikä tukee kustannusvaikuttavuutta ohjaamalla asiakkaat oikeaan palveluun oikea-aikaisesti.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Tiedonkeruun yhtenäistäminen ja visuaalisen Tableau-raportoinnin käyttöönotto edellyttävät selkeää suunnittelua, teknisiä ratkaisuja ja henkilöstön sitoutumista. Prosessi alkaa manuaalisen Excel-keruun korvaamisesta digitaalisella Forms-lomakkeella, mikä vaatii lomakkeen rakenteen määrittelyn, tietosisältöjen vakioinnin ja käytön ohjeistuksen. Raportoinnin kehittäminen edellyttää Tableau-ympäristön konfigurointia, tietojen visualisointia ja raporttipohjien rakentamista yhteistyössä palvelutuotannon ja johdon kanssa. Käyttöönotto vaatii aikaa pilotointiin ja vaiheittaiseen laajentamiseen, osaamista tiedolla johtamisen periaatteista ja digitaalisista työkaluista sekä resursseja koulutuksiin ja raportointityökalujen ylläpitoon. Johdon tuki ja ammattilaisten perehdytys ovat kriittisiä, jotta ratkaisu juurtuu osaksi arjen toimintaa ja muodostaa perustan vaikuttavuusperusteiselle ohjaukselle.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Kehittämistyön seurauksena tiedonkeruun tilanne muuttui merkittävästi: manuaalisesta ja hajanaisesta Excel-pohjaisesta keruusta siirryttiin yhtenäiseen, digitaaliseen Forms-lomakkeeseen ja visuaaliseen Tableau-raportointiin. Tämä muutos paransi tiedon rakenteisuutta, vertailtavuutta ja ajantasaisuutta, mikä mahdollistaa tiedolla johtamisen eri organisaatiotasoilla. Käyttöönotto toi myös odottamattomia hyötyjä, kuten manuaalisen työn vähenemisen ja virheiden riskin pienentymisen, mikä nopeutti raportointia ja lisäsi henkilöstön motivaatiota kerätä ja hyödyntää tietoa. Lisäksi havaittiin, että visuaalinen raportointi lisäsi johdon kiinnostusta tiedon käyttöön ja loi uusia keskusteluja palveluketjujen kehittämisestä. Muutos vahvisti ymmärrystä siitä, että vaikuttavuusperusteinen ohjaus edellyttää jatkuvaa tiedonkeruun ja analytiikan kehittämistä.

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen pilotti; Terapianavigaattorin tiedonkeruun ja raportoinnin kehittäminen

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen pilotti; Terapianavigaattorin tiedonkeruun ja raportoinnin kehittäminen