| Innokylä

Toimintaympäristö

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella tiedon laatu on tunnistettu yhdeksi keskeiseksi edellytykseksi sote-palveluiden vaikuttavuuden ja resurssien tarkoituksenmukaisen käytön näkökulmasta.

Hyvinvointialueen tavoitteellinen johtaminen edellyttää, että käytössä on luotettavaa, ajantasaista ja vertailukelpoista tietoa hyvinvointialueen toiminnasta ja sen vaikutuksista. Myös valtakunnallinen ohjaus, kansalliset koodistot, kirjaamisvaatimukset ja hyvinvointialueiden rahoitusmalli velvoittavat yhtenäistämään tiedonhallintaa ja kirjaamisen käytäntöjä hyvinvointialueilla.

Pohteella on käynnissä myös merkittävä alueellisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönottoprojekti, joka osaltaan mahdollistaa laadukkaan tietopohjan rakentamisen ja tiedonhallinnan toimintamallien yhtenäistämisen hyvinvointialueen palveluissa vastaamaan kansallisia ja alueellisia tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen tarpeita.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Tiedon laadun varmistamisen toimintamallin ensisijainen kohderyhmä ovat Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveyspalvelujen johto ja ammattilaiset, jotka:

Tuottavat, kirjaavat ja hyödyntävät asiakas- ja potilastietoa
Vastaavat toiminnan johtamisesta, ohjaamisesta ja päätöksenteosta tietoon perustuen
Osallistuvat tiedolla johtamisen ja kirjaamisen käytäntöjen kehittämiseen hyvinvointialueella

Huomioitavaa on, että tämänkin toimintamallin kehittämisen kannalta keskeinen kohderyhmä ovat sote-palvelujen käyttäjäasiakkaat, joiden palvelut sujuvoituvat laadukkaampaan tietoon perustuvien palvelujen ja palvelujärjestelmän kehittämisen sekä johtamisen myötä.

Asiakasymmärrystä on kerätty monipuolisesti eri menetelmiä hyödyntäen, jotta toimintamallissa huomioitaisiin mahdollisimman hyvin niin organisaation tavoitteet kuin johdon, esihenkilöiden ja tiedon kirjaamisesta vastaavan henkilöstön näkökulmat osana parempien palveluiden kehittämistä.

Eri osapuolet ovat osallistuneet toimintamallin kehittämiseen mm. erilaisten työpajojen, haastatteluiden ja tiedonkeruiden kautta. Toimintamallia kehitetään edelleen ja kehittämistyö tapahtuu tiiviissä yhteistyössä eri kohderyhmien kanssa. Toimintamalleja pyritään kehittämään siten, että kehittämistyö tapahtuisi mahdollisimman lähellä toimintaympäristön arkea. Kehittämistyö kytkeytyy organisaation omiin johtamisrakenteisiin sen sijaan, että se tapahtuisi erillisissä kehittämisfoorumeissa.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Tiedon laadun varmistamisen toimintamalli on Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle rakennettu yhtenäinen tapa varmistaa, että hyvinvointialueen johtamisessa ja päätöksenteossa hyödynnettävä sekä kansallisesti raportoitava tieto on laadukasta ja luotettavaa.

Toimintamalli yhdistää strategisen ohjauksen, johtamisen ja kirjaamisen käytännöt selkeäksi kokonaisuudeksi, jonka kautta varmistetaan, että:

Tavoitteiden seuraamiseksi asetetut mittarit tuottavat oikeaa ja luotettavaa tietoa
Tieto kirjataan oikein ja yhdenmukaisesti
Tieto on saatavilla siellä, missä sitä tarvitaan
Tietoa hyödynnetään tarkoituksenmukaisesti
Tiedon laatua seurataan jatkuvasti ja kehitetään tavoitteellisesti

Toimintamallin ydin: Laadukas tieto syntyy arjen työssä ja sitä johdetaan tavoitteellisesti organisaation eri tasoilla. Tiedon laatua ja yhtenäisyyttä varmistetaan tietotuotannon eri vaiheissa. Toimintamallin tavoitteena on varmistaa Pohteen strategian mukainen, laadukkaaseen tietopohjaan perustuva johtaminen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Pohteella tietojohtamisen vastuualueelle on keskitetty tiedon laadun varmistamisen kannalta keskeistä monialaista asiantuntijuutta. Asiantuntijat tekevät tiivistä yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa, esimerkiksi palvelutuotanto, sovellustuki, järjestelmäpalvelut, tietojärjestelmätoimittajat, tietosuoja, tutkimus- ja kehittämispalvelut. Organisoituminen ja sidosryhmäyhteistyö tukevat monipuolisesti tiedon laadun varmistamista tietotuotannon eri vaiheissa.

Toimintamallin systemaattisen käyttöönoton edellytyksenä on eri toimijoiden roolien ja vastuiden selkeyttäminen (palvelutuotannon johto/esihenkilöt, tietohuollon asiantuntijat, tiedolla johtamisen asiantuntijat, sovellustuki, vastuukäyttäjät) osana tiedon laadun varmistamista. Tiedon laadun varmistamisen toimintamalli tarjoaa rakenteen yhtenäisen, luotettavan tietopohjan rakentamiselle, arvioinnille ja jatkuvalle kehittämiselle, organisaation tavoitteiden mukaisesti. Toimintamallin käyttöönottoa on edistetty vaiheittain hankekauden aikana.

Toimintamallin mukaisen toiminnan jatkokehittäminen ja vakiinnuttaminen osaksi jatkuvasti kehittyvän organisaation toimintaa tapahtuu tietojohtamisen tukitiimien kautta. Tukitiimit edistävät osaltaan hyvinvointialueen strategisen tiedon laadun varmistamista. Tietojohtamisen tukitiimin muodostavat tietojohtamisen vastuualueen asiantuntijat ja tiimeissä on mukana tiedon laadun näkökulmasta keskeiset osaamisprofiilit ja edustus. Tiimin työskentelyä ohjaavat hyvinvointialueen tietojohtamisen kokonaistavoitteet ja työskentelyä tukee yhteinen tietojohtamisen vuosikello.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallin edellytykset:

Lähtötilanne ja kehittämistarpeet tunnistetaan alussa, jotta työ osataan kohdentaa oikein.
Riittävä resursointi ja osaaminen varmistetaan, ja eri asiantuntijoiden yhteistyö on tiivistä koko prosessin ajan
Palvelutuotannon sitoutuminen varmistetaan siten, että tiedon laadun kehittäminen kytkeytyy osaksi normaalia johtamista, eikä jää erilliseksi projektiksi.
Tiedon tuottaminen integroidaan arkeen ja ymmärretään yhtenäisten kirjaamisen toimintamallien merkitys sekä osaamisen kehittämisen tarpeet: kirjaaminen tukee sujuvasti palveluprosesseja ja päätöksentekoa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Tietopohjan yhtenäistämistä ja tiedon laadun varmistamisen toimintamallia on testattu hankekauden aikana mm. kuntoutuksen palveluissa. Työskentelyn tuloksena kuntoutuksen johto ja esihenkilöt ovat ottaneet selkeästi aktiivisemman roolin tiedon laadun johtamisessa, ja tieto ohjaa nyt sekä palvelujen kehittämistä että päivittäistä johtamista.

Yhteinen toimintamalli on:

vahvistanut yksiköiden välistä yhteistyötä
lisännyt esihenkilöiden ja johdon tiedolla johtamisen osaamista
parantanut tiedon laatua merkittävästi, ja siitä on tullut luonteva osa arjen johtamista
tiivistänyt eri sidosryhmien välistä yhteistyötä

Toimintamallin ansiosta kuntoutuksen tietopohja on vahvistunut ja tieto tukee päätöksentekoa. Lähtötilanteessa tiedon laatu oli heikolla tasolla, mutta systemaattisen määrittely- ja kehittämistyön kautta on yhtenäistetty jo 90 % kuntoutuksen palveluiden tietopohjasta. Lisäksi jatkuva arviointi ja parantaminen ovat nyt kiinteä osa kuntoutuksen arkea, ja esihenkilöiden sekä johdon osaaminen tiedonhallinnassa ja tietojohtamisessa on kehittynyt huomattavasti.

Myös toimintamallia on kehitetty saatujen kokemusten pohjalta, mikä on varmistunut sen toimivuuden ja jatkuvan kehittymisen.

Tiedon laadun varmistamisen toimintamalli Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella (RRP, P4, I3)

Tiedon laadun varmistamisen toimintamalli Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella (RRP, P4, I3)