Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Raporttityökalu paljon palveluita käyttävien asiakkaiden palvelukäytön tarkasteluun. Keski-Pohjanmaan hva (RRP, P4, I4)

Raporttityökalu paljon palveluita käyttävien asiakkaiden palvelukäytön tarkasteluun. Keski-Pohjanmaan hva (RRP, P4, I4)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Rakennetaan raportointityökalu, jonka avulla voidaan väestötasolla tarkastella alueen paljon palveluita käyttävien asiakkaiden palveluiden käyttöä erilaisissa sosiaali- ja terveyspalveluissa vuosien 2024-2025 aikana.

Toimintaympäristö

Vastaavaa raportointia kehitettiin vuonna 2023 osana Soiten monipalveluprosessiin liittyvää kehittämishanketta. Silloin kehitetyn raportin pohjalta pystyttiin tarkastelemaan alueen asukkaiden palvelukäyttöä kolmesta näkökulmasta:

  1. Yleisnäkökulma: Miten paljon palveluita käyttävät asiakkaat sijoittuvat käyttämään eri palveluita tai eri sosiaalihuollon palvelutehtävien asiakkuuksiin?
  2. Asiakkaan näkökulma: Kuinka paljon väestössä on asiakkaita, joilla on ollut vuoden aikana käytössä paljon erilaisia terveys- ja/tai sosiaalipalveluita?
  3. Yksittäisen palvelun näkökulma: Mitä muita palveluita tietyn palvelun asiakkaat ovat tyypillisesti käyttäneet?

Tuolloin kehitettyä raporttia ei kuitenkaan voitu sellaisenaan päivittää, sillä useista Soiten organisaatiomuutoksista sekä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän vaihtamisesta johtuen nykyiset raportin taustatietoina käytettävät tiedot olivat olennaisesti muuttuneet  rakenteeltaan ja sisällöltään verrattuna vuosien 2022-2023 tietoihin ja rakenteisiin.

Uutta raportointia varten on saatu kerättyä uuden tyyppisiä tietoja tietyistä terveydenhuollon järjestelmiin kirjatuista palveluista. Suurin muutos on kuitenkin ollut sosiaalihuollon palveluiden tiedoissa, joiden kirjaamisen rakenne on kehittynyt huomattavasti parissa vuodessa. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Raporttityökalu kehitetään hyvinvointialueen johdon käyttöön ja julkaistaan rajatulle joukolle käyttäjiä hyvinvointialueen sisäisessä verkossa. Käyttäjiä ovat toimialueiden, palvelualueiden ja toimintayksiköiden esihenkilöt. Raportin kautta esihenkilöillä on mahdollisuus saada uutta tietoa vastuullaan olevien palveluiden käyttäjien määrästä ja näiden asiakkaiden muusta palvelukäytöstä.

Yksittäisen palvelun näkökulmaa, eli vastausta kysymykseen "Mitä muita palveluita tietyn palvelun asiakkaat ovat tyypillisesti käyttäneet?" jaetaan myös koko henkilöstön käyttöön. Tämän näkökulman kautta henkilöstöllä on mahdollisuus tarkastella dataan perustuvaa tietoa tyypillisestä oman toiminnon asiakkaiden muiden palveluiden käytöstä, sikäli kun työntekijän oma toiminto on raportissa mukana omana muuttujanaan.

Esihenkilöitä otettiin laajasti mukaan raportin ensimmäisen version kehittämisen yhteydessä. Silloin muun muassa keskusteltiin raporttiin suunnatuista tietotarpeista sekä määriteltiin tarkasteltavia toimintoja ja palveluita sekä kartoitettiin tietopohjasta johtuvia mahdollisia tietojen katvealueita. Tällä kehityskierroksella käytettiin laajasti pohjana aikaisempien keskustelujen tuloksia. Kehityskierroksen alussa pidettiin muutamia keskustelutilaisuuksia, joissa kartoitettiin mahdollisia uusia tietotarpeita sekä erityisesti kirjaamistapojen tai tietojärjestelmien muutoksista seuranneita muutoksia sekä näistä johtuvia uusia mahdollisuuksia eri toimintojen tietojen tarkastelulle.

Näissä keskusteluissa tuli esille joitakin tietotarpeita hyvin pienipiirteisistäkin asiakasryhmistä. Useita näistä ei kuitenkaan tietosuojasyistä otettu omina muuttujinaan mukaan tausta-aineistoon, sillä  palvelun käyttäjien määrä oli vuositasolla liian pieni.

 

Ratkaisun perusidea

Soiten monipalveluprosessiin liittyen tarvittiin lisää tietoa mahdollistamaan asiakassegmentointia paljon palveluita käyttävistä asiakkaista.  Tätä tietotarvetta täyttämään tuotettiin vuonna 2023 sähköinen työkalu Soiten sisäiseen käyttöön, jonka avulla asiantuntijat voivat tarkastella paljon palveluita käyttävien asiakkaiden palveluiden käyttöä alueen väestön tasolla. Työkalu toteutettiin luomalla Power BI:lla tietomalli, jonka pohjalta luotiin erilaisia raporttinäkymiä. 

Tässä kehittämishankkeessa päivitettiin vuoden 2023 raportin tietopohjaa vastaamaan uusia organisaatiorakenteita sekä erityisesti hyödyntämään vuoden 2023 lopussa käyttöönotetun uuden sosiaalipalveluiden asiakastietojärjestelmän antamia uusia mahdollisuuksia sosiaalipalveluiden käyttötietojen osalta.

Raporttityökalussa tarkastelun kohderyhmänä olivat asiakkaat, joiden kotikunta on jokin Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen kunnista. Tietosisältö kattaa tiedot asiakkaan terveyspalveluiden käytöstä sekä sosiaalipalveluiden käytöstä. Lisätietona asiakkaasta merkittiin sukupuoli sekä ikäryhmä ( 0-17, 18-64, 65-79, 80+).

Työkalulla ei voi tarkastella yksittäisen asiakkaan tietoja, vaan tiedot näytetään palvelun tai palveluyhdistelmän asiakkaiden lukumäärinä valittujen suodatusten perusteella. Tiedot näytetään vain, jos suodatettu asiakasmäärä on vähintään viisi. Lisäksi jo poimintavaiheessa poistettiin sellaisia palvelukäyttöä ilmaisevia muuttujia, joihin summautui vuositasolla vain vähän asiakkaita.

Asiakkaan palvelukäytöstä kerättiin tietopoiminnoilla pseudonymisoitu kooste, jonka perusteella voitiin määritellä kuuluuko asiakas paljon tai useita palveluita käyttävään asiakasryhmään vai ei. Runsaan palvelukäytön asiakkaita voidaan tarkastella työkalussa omana joukkonaan.

Pseudonymisoidun asiakaskohtaisen koosteen kautta laskettiin:
- Mitä ja kuinka montaa eri palvelua asiakas on käyttänyt viimeisen vuoden aikana? 
- Onko asiakas käyttänyt jotain palvelua erityisen paljon viimeisen vuoden aikana?

Tieto asiakkaan palvelun käytöstä kerättiin tarkkuudella on / ei ole käyttänyt palvelua. Joidenkin palveluiden kohdalla käytettiin raja-arvoa ja palvelun käyttäjäksi laskettiin vasta, kun käyntikertoja oli raja-arvon ylittävä määrä. Esimerkiksi päivystyskäyntien kohdalla asiakas merkittiin päivystyspalveluiden käyttäjäksi vasta kun käyntejä oli vuoden aikana yli 5 kpl.

Sosiaalipalveluiden osalta laskettiin onko palvelu voimassa tai onko se ollut voimassa viimeisen vuoden aikana.

Terveyspalveluiden käytön osalta laskettiin myös asiakaskohtaisesti kuuluuko asiakas kertyneen kontaktien määrän perusteella palvelua käyttäneiden ylimpään 10 prosenttiin palvelun asiakkaista. Asiakas luokiteltiin työkalun visualisoinneissa kuulumaan runsaasti palveluita käyttävien asiakkaiden ryhmään jos hän kuului ylimpään 10 %:iin jonkin terveyspalvelun käytössä tai jos hänellä oli käytössään vähintään kolme eri sosiaalipalvelua tai palvelupäätöksiä vähintään kahdella eri sosiaalihuollon palvelutehtävällä.

Koostetun aineiston perusteella voitiin rakentaa raporttinäkymät kolmesta eri näkökulmasta:

  • Yleiskuva: Mitä palveluita paljon palveluita käyttävät asiakkaat käyttävät?
  • Asiakkaan näkökulma: Kuinka montaa eri terveys- ja/tai sosiaalipalvelua asiakas käyttää?

  • Tietyn palvelun näkökulma: Mitä muita palveluita tietyn yksittäisen palvelun asiakkaat käyttävät?

    Lisäksi, koska keskenään vertailukelpoista dataa oli käytettävissä kahdelta kalenterivuodelta 2024-2025, voitiin raportille rakentaa vuosikohtaisen ajallisen tarkastelun mahdollistava ominaisuus. Tietoja voi siis tarkastella joko viimeisen 12 kuukauden ajalta tai yksittäisen kalenterivuoden 2024 tai 2025 tiedot sisältäen.

Työn tuotoksina syntyi

  • tietopoimintoja tuottavat nykyisiä tietorakenteita vastaavat päivitetyt poimintakoodit, joita voidaan tulevaisuudessa hyödyntää myös muissa tietotarpeissa
  • tietomalli ja raporttipohja, johon voidaan tarvittaessa myöhemmin yhdistää uusia tietoja
  • verkkosivu Soiten sisäiseen käyttöön, jonka kautta asiantuntijat voivat käyttää raporttia
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Raportti julkaistiin palveluista vastaavien esihenkilöiden käyttöön Soiten sisäisessä verkossa. Koska raporttiin on liitetty hyvin monipuolisesti eri tietoja, vaatii raportin tehokas käyttö käyttäjille lyhyen opastuksen ennen käyttöönottoa.

Raportin käytön opastusta,  käyttömahdollisuuksien esittelyä sekä sen antamia tuloksia käytiin läpi raportin julkaisun jälkeen pidettävissä työpajoissa, joissa tarkasteltiin tuloksia työpajan osallistujien omiin toimintoihin liittyen. Koska tämän osahankkeen toteuttaminen aloitettiin niin lähellä hankeajan päättymistä, jatketaan työpajojen järjestämistä vielä hankeajan päättymisen jälkeen vuoden 2026 puolella. Näiden esittelykierrosten pohjalta on myöhemmin mahdollista resurssien puitteissa toteuttaa palveluista vastaavien esihenkilöiden toiveita tulevista aiheeseen liittyvistä tietotarpeista.

Teknisenä edellytyksenä tämän tyyppisen toteutuksen toteuttamiseen on hyvinvointialueen tietovaraston kyvykkyys mahdollistaa erilaisten palveluiden käyttötietojen yhdistelyä. Lisäksi raportin kehittäjältä vaaditaan tietotaitoa oikeiden tietojen löytämiseen sekä raportin kehittämiseen. Palveluista vastaavilta työntekijöiltä raportin tuottaminen vaatii jo kehittämisvaiheessa jonkin verran aikaa poimintamääritysten tarkistamiseen raportin kehittäjän kanssa.

 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Raportin taustatietojen poimintasääntöjen koostamiseen palveluista vastaavien asiantuntijoiden ja raportin kehittäjän välillä kannattaa varata hyvin aikaa, jotta säännöistä saadaan varmasti tarkoituksenmukaiset. Tietojen kerääminen saattaa edellyttää hyvinkin yksityiskohtaista tietoa palvelun kirjaamiskäytänteistä sekä mahdollisista muutoksista kirjaamiskäytänteissä tai tietojärjestelmissä. 

Tietojärjestelmämuutokset tai isot muutokset kirjaamisessa tulee huomioida myös ajallista tarkastelua suunniteltaessa. Meidän tapauksessamme rajasimme tarkastelun aloitushetken vuoden 2024 alkuun, sillä tätä vanhemmat tiedot eivät olisi varsinkaan sosiaalipalveluiden osalta vertailukelpoisia nykyisiin tietoihin.

Tietomalliin ajettiin tietoja suuresta määrästä palveluita, jotka vielä olivat keskenään hyvin erilaisia. Suuresta ja monipuolisesta tietomäärästä johtuen käyttöliittymän suunnittelu oli haasteellista. Näistä tekijöistä johtuen kannattaa varautua käyttöönoton opastamiseen palveluista vastaaville asiantuntijoille, jotta asiantuntijat löytävät kokonaisuudesta omaan työhönsä liittyvät olennaisimmat tiedot.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Suunnitelman mukainen raportti saatiin tuotettua valmiiksi hankkeen aikana ja taustatietoihin saatiin toteutettua suunnitellut poiminnat. Vaikka muutamien tietojen tuomisesta raporttinäkymiin luovuttiin tähän toteutukseen liian monimutkaisen poimintatavan tai kirjaamistavan vuoksi, saatiin näkymiin hyvin kattavasti olennaisia hyvinvointialueella tuotettavia palveluita.

Koska tämän osahankkeen toteuttaminen aloitettiin lähellä hankeajan päättymistä ja tietovarastoon liittyvien pienten muutostöiden toteutusta jouduttiin odottelemaan, myöhästyi käyttöönotto hieman suunnitellusta. Tästä johtuen kaikkia suunniteltuja raportin käyttöönottoon liittyviä työpajoja ei ehditty pitää ennen hankeajan päättymistä. 

Hankeen päättyessä työpajoja raportista on pidetty toimialueiden johdolle sekä joidenkin toimintayksiköiden johdolle. Raporttityökalun esittelyitä ja käyttöönottopajoja toimintayksiköiden johdolle jatketaan vuoden 2026 alussa.

Työpajoissa saatu palaute oli positiivista ja asiantuntijat olivat hyvin kiinnostuneita raportin tarjoamasta uudesta tietosisällöstä. Tämän kaltaisella raportilla on omat rajoitteensa, esimerkiksi potilaskohtainen palveluiden käytön ajallinen järjestys jää piiloon. Tästä huolimatta se tarjoaa kuitenkin uusia näkökulmia ja tuo esiin palveluiden käytöstä sellaisia piirteitä, joita ei aikaisemmin olla havaittu.