Jotta kokemusasiantuntijan kokemustieto saataisiin osaksi tasavertaista ohjausryhmän työskentelyä, tulee ohjausryhmän toiminnan edellytykset luoda osallisuutta ja toimijuutta tukeviksi.

Kokemusosaajat tarvitsevat riittävästi tietoa ja valmiuksia voidakseen osallistua tasavertaisesti hankkeen ohjausryhmään, organisaation johtoryhmään tai muuhun  kehittämistä ohjaavaan työryhmään.  Hyvät toimintaperiaatteet ja käytännöt mahdollistavat osallisuutta vahvistavan, tasavertaisen työskentelyn ohjausryhmässä.

Ennen ohjausryhmän käynnistämistä ja työskentelyä on löydettävä ja nimettävä sopivat kokemusasiantuntijat sekä annettava heille valmiuksia ja tietoa ohjausryhmän yleisistä periaatteista sekä työryhmässä toimimisesta. 

Aluksi kokemusasiantuntijoiden kanssa käydään keskustelua, millaista kokemusasiantuntijana toimiminen ohjausryhmässä on ja mikä merkitys kokemustiedolla on. Muille ohjausryhmän jäsenille kerrotaan kokemusasiantuntijan roolista ja innostetaan hyödyntämään kokemusasiantuntijan asiantuntemusta. Ohjausryhmän prosessin aikana kokemusosaajien ja muiden osallistujien kokemuksia ryhmän toimivuudesta ja osallisuuden toteutumisesta ryhmässä tulee seurata ja arvioida ja tarjota heille tukea.

1.  Ohjausryhmän kokoaminen

• Kuvataan hankkeen hallinnoijan odotukset osallistumiselle. Esimerkiksi tieto siitä,
  • Millaisia kokemusosaajia haetaan hankkeen ohjausryhmään, millaista kokemusta tarvitaan suhteessa hankkeen kehittämistehtävään.
  • Millaisia mahdollisia erityistehtäviä kokemusasiantuntijalla on ohjausryhmässä.
  • Kuinka monta edustajaa valitaan, ovatko kaikki varsinaisia, vai onko varaedustajia.
  • Tuleeko kokemusasiantuntijakoulutus olla käytynä tai toivotaanko ymmärrystä tietynlaisesta elämäntilanteesta.
  • Millä kielellä ohjausryhmä toimii, onko ohjausryhmässä mahdollisuus käyttää myös muita kieliä, onko mahdollista osallistua tulkin välityksellä ja onko mahdollista järjestää tulkkausta.
• Ohjausryhmän kokoamisesta on hyvä tehdä kirjaus jo hankkeen suunnitelmaan kokemusasiantuntijatehtävän varmistamiseksi.
• Laaditaan tiedote hankkeen tavoitteista ja ohjausryhmän toiminnasta sekä kokemusasiantuntijan tehtävästä ryhmässä.
• Hankkeen hallinnoija ottaa yhteyttä alueen kokemustoimintaa koordinoiviin tahoihin ohjausryhmän asiantuntijatehtävän markkinoimiseksi. Lisäksi tehtävästä tiedotetaan puskaradion ja avoimien tiedotteiden välityksellä. Kokemusasiantuntijoiden lähihenkilöt ja toiminnan alueelliset koordinaattorit ovat avainasemassa, jotta löydetään asiasta kiinnostuneet ja ohjausryhmätyöskentelyyn sitoutuvat kokemusasiantuntijat.
• Hankkeen hallinnoija jäsentää, mitä ohjausryhmässä toimivalta kokemusasiantuntijalta odotetaan, edellytetään ja miten osallisuuden edellytykset turvataan. Keskustelua voidaan käydä myös yhdessä kokemusasiantuntijoiden kanssa.
• Kokemusasiantuntijatehtävästä kiinnostuneiden kanssa käydään keskustelu tehtävän luonteesta ja reunaehdoista, palkkiosta sekä kokemusasiantuntijan mahdollisuudesta sitoutua tehtävän. Sopivat kohderyhmään kuuluvat ja innostuneet kokemusasiantuntijat nimetään tehtävään.

2. Ennen hankkeen ensimmäistä ohjausryhmän kokousta huomioitavaa

• Hankkeen henkilöstö on yhteydessä nimettyihin kokemusasiantuntijoihin valmentaen tulevaan tehtävään ja tukien siten täysivaltaista osallistumista ohjausryhmän toimintaan.
• Kutsu ja esityslista lähetetään ajoissa tiedoksi kokemusasiantuntijoille.
• Varmistetaan käytännön resurssein ja tukitoimin, että osallistuminen on mahdollista – kuten esityslistojen ja liitteiden saavutettavuus ja selkeäkielisyys, tilojen esteettömyys, kulkeminen (matkakulujen korvaaminen) ja tulkkaus. Käydään läpi kokemusasiantuntijoiden palkkioiden maksuun liittyvät käytännöt (verokortti ja tilinumero).

3. Ohjausryhmän kokouksessa huomioitavaa

• Varmistetaan kaikkien täysivaltainen osallistuminen ohjausryhmään. Varmistetaan, että kokouskäytännöt ovat kaikilla tiedossa.
  • Aluksi puheenjohtaja voi käydä lyhyesti läpi, miten kokous etenee (esim. esityslistan kohta esitellään ja sen jälkeen avataan keskustelu, puheenvuorojen pyytämisen ja jakamisen käytäntö jne. huomioidaan tarvittaessa selkokieli tai muut tarvittavat työskentelytapojen muutokset).
  • On huomioitava, ettei kaikilla välttämättä ole kokemusta kokouskäytännöistä.
• Kokemusasiantuntijoilla voi olla mukana tukihenkilö (esim. joku hankkeen työntekijöistä lisäresurssina kokouksessa) rohkaisemassa tuomaan omaa ääntä esiin. Tukihenkilö voi tukea esityslistan läpikäymistä ennen kokousta ja auttaa suunnittelemaan etukäteen kohtia, joissa voisi esittää oman puheenvuoron.
• Ohjausryhmiin on mahdollista kutsua varsinaisten ja varajäsenien lisäksi myös vierailevia kokemusasiantuntijoita kokouskohtaisesti.

4. Ohjausryhmän seuranta ja arviointi

• On hyvä tarkastella, onko ohjausryhmässä riittävä kokemusasiantuntijaedustus ja edustavatko he oikeaa kohderyhmää kehittämistyön näkökulmasta.
• Arvioidaan, miten kokemusasiantuntijat ja muut ohjausryhmän jäsenet ovat kokeneet ohjausryhmätyöskentelyn. Selvitetään ovatko osapuolet tulleet kuulluiksi ryhmässä.
  • Kerätään tietoa ohjausryhmän jäseniltä, ovatko ohjausryhmän kokemusasiantuntijat olleet oleellinen osa asiakasymmärryksen vahvistamisessa.

5. Ohjausryhmän ohella kokemusasiantuntija voi osallistua esimerkiksi hankkeen toimintasuunnitelman ja viestintäsuunnitelman läpikäymiseen.

• Kokemusasiantuntija voi tuoda näkemyksiään esille myös muulla tavoin kehittämistyössä ja suunnittelussa. Jos hän on mukana koko hankkeen ajan, hänen on mahdollista arvioida, miten kokemustiedon hyödyntämisessä on onnistuttu.