Osaaminen esiin – yhtenäiset toimintatavat ja kehittymisen tukeminen

Kehitettiin työyksikön tarpeisiin osaamisen checklist, joka tukee henkilöstön osaamista ja arvioi kehittämistarpeita. Malli edistää kehittymistä, helpottaa osaamisen seurantaa ja yhtenäisten toimintatapojen muodostumista sekä niihin sitoutumista.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Työyksikössä ja organisaatiossa tehtiin selvityksiä, joista nousi esiin toistuvia haasteita. Yksikössä oli tapahtunut merkittäviä muutoksia esihenkilöstön vaihtuvuuden ja hyvinvointialueelle siirtymisen myötä. Uudet toimintamallit ja muuttuneet toimenkuvat sekä viestinnässä koetut haasteet olivat lisänneet henkilöstön kokemaa kuormitusta.

Työn palkitsevuus, koettu arvostus, päätöksenteon etäisyys arjesta sekä kehittämis- ja vaikutusmahdollisuuksien vähäisyys vaikuttivat negatiivisesti työhyvinvointiin.

Muuttuneiden käytänteiden myötä esille oli noussut enenevästi eriäviä toimintatapoja. Lisääntynyt tiedon määrä ja kuormitus haastoivat myös uusien toimintatapojen sisäistämistä ja vakiintumista. Riskinä oli näin yksikön sisäisen perusosaamisen ja tarjottavan palvelun laadun epätasaisuus.

Muutoksen mittaaminen

Toimenpiteiden tulosten mittaamiseksi luotiin ja toteutettiin kuukausittain yksikön sisäinen anonyymi Kokemuskysely. Kyselyssä työntekijät arvioivat väittämät asteikolla 1–5 (1=Täysin eri mieltä. 5= Täysin samaa mieltä). Lisäksi kyselyssä arvioitiin koettu työn mielekkyys asteikolla 0–10 (0= Ei lainkaan mielekkääksi, 10=Erittäin mielekkääksi).

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä on Kotikuntoutuskeskus 3:n henkilöstö.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallissa oli tarkoituksena luoda ammattikohtaiset sähköiset osaamisen checklist:it, joihin sisällytettiin kaikki työnteon kannalta merkityksellinen osaaminen. Lista on jokaiselle henkilökohtainen ja sen ylläpito on yksilön itsensä vastuulla, mutta seuranta tapahtuu esihenkilön toimesta. Checklist:in osa-alueisiin valittiin työyhteisöstä vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat tarvittaessa tukea tarvitsevien työntekijöiden kouluttamisesta ja ohjaamisesta.

Tarkoituksena oli tuoda osaamisen ja kehittämistarpeet näkyväksi yksikkö- ja yksilötasolla. Muuttuneiden toimintatapojen- ja mallien myötä varmennuttiin tiedon ja osaamisen ajantasaisuudesta ja näin yksikön tuottaman palvelun tasalaatuisuudesta. Yksilölle lista mahdollistaa kehittymisen seurannan ja suunnittelun. Tavoitteena oli tehdä ammatillisesta kehittämisestä merkityksellisempää, osaamisen seurannasta helpompaa sekä yhtenäistää toimintatapoja ja sitouttaa henkilöstön niihin.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin käyttöönotto edellytti suunnitelmallisia toimenpiteitä ja koko työyhteisön sitoutumista.

Tarvittavan osaamisen kartoitus ja listaus, moniammatillisen työryhmän kokoaminen
Oikean alustan valinta
Vastuuhenkilöiden valinta niihin osa-alueisiin, missä ei ennalta nimettyä vastuuhenkilöä
Vastuuhenkilöiden kouluttaminen tarvittavaan tietoon
Vastuuhenkilöiden ohjaaminen tiedon jakamiseen työyhteisössä
Checklist:in käyttöönoton ohjaaminen työyhteisölle
Checklist:in käytön vakiinnuttaminen (seurantajakso)

Henkilöstöresurssi ja ajallinen panostus toimintamallin ympärillä vaihteli prosessin vaiheen mukaan merkittävästi. Joiltain osin tarvittavaa resurssia oli vaikea määritellä inhimillisten tekijöiden vuoksi. Tietoteknistä osaamista tarvittiin työryhmältä keskivertoa enemmän, käyttäjältä vaadittiin vain perustason osaamista. Taloudellisia resursseja ei tarvittu. Toimintamallin vakiinnuttamiseksi tarvitaan koko työyhteisöltä pitkäkestoista työpanosta checklist:in käyttöönottoon ja ylläpitoon. Esihenkilön tuki sitouttamisessa ja seurannassa korostuu.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on hyvin sovellettavissa eri alustoihin ja yksiköihin.

Tarkoituksenmukaisen alustan valinnassa huomioitava henkilöstön järjestelmäosaamisen taso – kannattaa valita helppokäyttöinen tai entuudestaan tuttu järjestelmä/alusta lisäkuormituksen välttämiseksi.

Vaadittavan osaamisen listaamisessa kannattaa olla kriittinen, jotta listasta ei tule tarpeettoman pitkä, jolloin ylläpito on kuormittavaa. Mikä on välttämätöntä ja olennaista?

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Tulosten kirjaamisen aikana osaamisen checklist (sovellus) on ollut käytössä vasta joitakin viikkoja. Näin ollen kokemuksia sovelluksen käytöstä on vähäisesti, eikä valideja tuloksia näy kokemuskyselyn mittauksissa. Jo checklistin valmisteluvaiheessa yksikössä nousi kuitenkin keskusteluun useita aiheita, mikä näkyi kyselyn tuloksissa. Esimerkiksi väittämän Minulla on selkeä käsitys siitä, mitä osaamista tarvitsen päivittäisessä työssäni, kohdalla tulokset putosivat ensimmäisestä mittauksesta hiljalleen alaspäin (3,89 9/25), kunnes nousivat taas viimeiseen mittaukseen. Voidaankin arvioida, että osaamisen kartoittamisen myötä henkilöstön käsitys vaaditusta osaamisesta työtehtävissään muuttui.

Työryhmän kokemusten perusteella sovellus on otettu työyksikössä hyvin vastaan ja koettu helppokäyttöiseksi sekä tarkoituksenmukaiseksi. Tarkempia käyttäjäkokemuksia, sovelluksen käytön hyötyjä sekä vaikutuksia työhyvinvointiin voidaan arvioida sovelluksen käytön vakiinnuttua. Seurantaa käytöstä tehdään muun muassa esihenkilön ja työntekijöiden välisissä kehityskeskusteluissa.

Numeerisesti arvioituna (Kokemuskysely):

Minulla on selkeä käsitys siitä, mitä osaamista tarvitsen päivittäisessä työssäni: 4,21 (2/25), 4,53 (10/25)
Minulla on mahdollisuuksia kehittää osaamistani: 3,58 (2/25), 3,73 (10/25)
Saan tarvittaessa tukea osaamiseni kehittämiseksi: 3,42 (2/25), 3,73 (10/25)
Työyhteisössä noudatetaan yhteisiä toimintatapoja eri tiimeissä ja työntekijöiden välillä: 2,72 (2/25), 3,07 (10/25)

Vetoa pitoa valmennuksen myötä yksikön eNPS luku on noussut helmikuun mittauksesta (-4) lokakuun mittaukseen (20).