Lähihoitajan ja monipalvelutyöntekijän työnjakopilotti ikääntyneiden asumispalveluyksiköissä
Lähihoitajan ja monipalvelutyöntekijän työnjakopilotti ikääntyneiden asumispalveluyksiköissä
Kehitetään työnjakoa ja selkeytetään tehtävänkuvia, jotta työ kohdentuu koulutusta vastaaviin tehtäviin. Määritellään välillisille työtehtäville laskennalliset ajat, tunnistetaan siirrettävissä olevat tehtävät ja varmistetaan ajantasaiset ohjeet.
Ikääntyneiden ympärivuorokautinen asumispalvelu toimii vaativassa ja tarkasti säädellyssä toimintaympäristössä, jossa asiakasturvallisuus, hoidon laatu ja yksilöllisyys ovat keskeisiä periaatteita. Asiakkaat tarvitsevat jatkuvaa hoivaa, apua ja valvontaa, mikä edellyttää riittävää henkilöstöä ja osaamista.
Lainsäädäntö asettaa keskeiset reunaehdot toiminnalle. Vanhuspalvelulaki määrittää vähimmäishoitohenkilöstömitoituksen 0,6 työntekijää asiakasta kohti ympärivuorokautisessa hoidossa, ja mitoituksen tulee vastata asiakkaiden yksilöllisiä tarpeita. Työsopimuslaki velvoittaa työnantajaa tarjoamaan työtä, joka vastaa työntekijän osaamista ja koulutusta, sekä huolehtimaan perehdytyksestä ja tarvittavasta koulutuksesta.
Nykytilanteessa merkittävä haaste on lähihoitajapula, joka uhkaa palvelujen laatua ja saatavuutta. Työohjeet ja käytännöt vaihtelevat yksiköittäin, samoin välillisen työn määrä. Tämä aiheuttaa epätarkoituksenmukaista työnjakoa, kuormittaa hoitohenkilöstöä ja heikentää työn mielekkyyttä. Lisäksi välilliset työtehtävät, kuten siivous, pyykkihuolto ja ruokahuolto, vievät aikaa ydintehtäviltä, mikä heikentää asiakaslähtöisyyttä ja hoidon laatua.
Hankkeen tavoitteena on selkeyttää työnjakoa, optimoida prosesseja ja vahvistaa tukipalveluiden roolia siten, että hoitohenkilöstö voi keskittyä koulutustaan vastaaviin ydintehtäviin. Tavoitteiden toteutuminen tukee asiakasturvallisuutta, parantaa hoidon laatua ja lisää työn vetovoimaa. Lisäksi hanke vastaa yhteiskunnalliseen tarpeeseen hallita työvoimapulaa ja varmistaa kustannustehokkuus.
Pilottiyksiköt Rauhakoti Uudessakaupungissa ja Kotikarpalo Pöytyällä tarjoavat pitkäaikaista ympärivuorokautista asumispalvelua ikääntyneille. Rauhakodissa on 28 asukaspaikkaa ja Kotikarpalossa 27 paikkaa, jotka jakautuvat kolmeen erilliseen yhdeksän asukkaan ryhmäkotiin. Yksiköissä hoito- ja hoivatyö perustuu yksilölliseen hoitosuunnitelmaan, joka laaditaan yhteistyössä asiakkaan, omahoitajan ja läheisten kanssa. Suunnitelmassa huomioidaan asiakkaan elämäntavat, arvot, tottumukset ja toiveet, ja pyritään tukemaan asiakkaan omia voimavaroja. Työtä tehdään kodinomaisessa ympäristössä moniammatillisesti.
Varsinais-Suomen hyvinvointialueella (Varha) on vuosina 2023–2024 kehitetty ja yhdenmukaistettu monipalvelutyöntekijän tehtävänkuvaa tukipalveluissa. Työn tueksi on laadittu koulutuskokonaisuus ja palvelukuvaukset, joiden avulla pyritään varmistamaan tukipalveluiden laatu ja osaaminen.
Kehitystyö tarjoaa vahvan pohjan tukipalveluiden ja lähihoitajien työnjaon jatkokehittämiselle. Varhan ikääntyneiden palveluissa on pulaa lähihoitajista, ja heidän työtehtävänsä sekä toimintaohjeensa vaihtelevat merkittävästi yksiköittäin. Ei ole selkeää kokonaiskuvaa siitä, kuinka paljon lähihoitajien työtehtävistä voitaisiin siirtää tukipalveluihin.
Pilottihankkeen tavoitteena on:
Lisätä lähihoitajan tehtävän vetovoimaa, mikä tukee lähihoitajien saatavuuden parantamista ikääntyneiden palveluissa.
Optimoida lähihoitajan työtehtävät vastaamaan koulutusta ja osaamista, mikä edistää hoitohenkilöstön työhyvinvointia.
Varmistaa työtehtävien laatu päivittämällä toimintaohjeet ja prosessit vastaamaan nykyisiä tarpeita ja käytäntöjä.
Vahvistaa osaamista tehtävien hoitamiseen tarjoamalla koulutusta ja perehdytystä monipalvelutyöntekijöille ja hoitohenkilöstölle.
Kehitystyö tukee strategisesti Varhan tavoitetta tehostaa resurssien käyttöä, parantaa työn mielekkyyttä ja vahvistaa palveluiden laatua ikääntyneiden asumispalveluissa.
Kehitystyö kohdistuu niihin ammattiryhmiin ja toimijoihin, joiden työtehtäviin, rooleihin ja arkeen kehitystyö vaikuttaa suoraan. Kohderyhmän määrittely auttoi kohdentamaan toimenpiteet oikein ja varmistamaan, että kehitystyön vaikutukset ovat mahdollisimman laaja-alaisia ja merkityksellisiä.
Hoitohenkilöstö (lähihoitajat, sairaanhoitajat, hoiva-avustajat)
→ Työnkuvan selkeyttäminen, työtehtävien tarkoituksenmukaisuus ja koulutusta vastaava työn sisältö tukevat työhyvinvointia ja lisäävät tehtävän vetovoimaa. Henkilöstö kokee työn mielekkäämmäksi, kun tehtävät vastaavat osaamista.
Tukipalveluiden henkilöstö (monipalvelutyöntekijät, keittiö- ja puhtaanapitohenkilöstö)
→ Tehtävänkuvaa kehitetään ja vahvistetaan, osaamista tuetaan koulutuksella ja perehdytyksellä. Työn arvostus ja rooli osana asumispalveluiden kokonaisuutta korostuvat. Tukipalveluiden roolin vahvistaminen tukee kodinomaista ja toimivaa arkea.
Esihenkilöt ja resurssisuunnittelijat
→ Kehitystyö tukee työnjaon ja resurssien suunnittelun selkeyttämistä, mahdollistaa johtamisen tueksi konkreettisia laskennallisia arvioita ja ajantasaisia tehtävänkuvia. Esihenkilöt osallistuvat aktiivisesti havainnointiin, arviointiin ja vertaiskellotuksiin.
Asumispalveluyksiköiden asiakkaat ja heidän läheisensä
→ Asiakkaat hyötyvät laadukkaammasta, yksilöllisemmästä ja asiakaslähtöisemmästä hoivasta, kun henkilöstön työ on tarkoituksenmukaista ja hyvin organisoitua. Hoitohenkilöstön mahdollisuus keskittyä ydintehtäviinsä parantaa palvelun laatua.
Asiakasymmärrys on ollut kehitystyön keskiössä. Sitä on kerätty monipuolisesti eri menetelmillä, ja sen avulla on tunnistettu konkreettisia haasteita ja kehittämistarpeita, jotka vaikuttavat työn sujuvuuteen, työhyvinvointiin ja palvelun laatuun.
Käytetyt menetelmät asiakasymmärryksen keräämiseksi:
• Asumispalveluyksiköiden esihenkilöille kohdennetun kartoituksen avulla saatiin tietoa välillisten työtehtävien nykytilasta, käytössä olevien työohjeiden riittävyydestä ja tarpeesta sekä tehtävänjakoon liittyvistä kehittämisehdotuksista.
• Yksikkökäyntien ja havainnointien avulla tunnistettiin yksikön välilliset työtehtävät ja niiden kuormittavuutta tarkasteltiin käytännön tasolla yhteistyössä henkilöstön kanssa.
• Työtehtäviä kellotettiin useissa työvuoroissa, minkä avulla saatiin konkreettinen kuva välillisiin työtehtäviin kuluvasta ajasta ja prosessien sujuvuudesta.
• Palvelualat ja -alueet ylittävässä työpajatoiminnassa henkilöstö osallistui aktiivisesti tehtävänkuvien ja kohdekohtaisten ohjekansioiden kehittämiseen.
• Hankkeen päättymisen jälkeen tehdään tulosten vertaisarviointia eri kokoisissa yksiköissä, mikä tuo näkökulmaa skaalautuvuuteen, yksikkökohtaisiin eroihin ja tulosten yleistettävyyteen.
Asiakaslähtöisyyden näkökulma:
• Kun hoitohenkilöstö voi keskittyä ydintehtäviinsä, asiakkaat saavat laadukkaampaa ja yksilöllisempää hoivaa.
• Tukipalveluiden roolin vahvistaminen tukee arjen sujuvuutta ja kodinomaista ympäristöä asumispalveluyksiköissä.
Hankkeessa tehtiin selvitys asumispalveluiden välillisten työtehtävien nykytilasta. Pilottiyksiköissä tunnistettiin välilliset työtehtävät, havainnoitiin niiden toteutusta ja mitattiin työaikaa kellottamalla. Kehitettiin mittaustyökalu, määritettiin tehtävien laskennalliset ajat ja laadittiin laskuri. Mittaustulosten perusteella koottiin välilliset työtehtävät kokonaisuudeksi ja kohdennettiin ne uuteen työnkuvaan vähentäen hoitajien välillistä työmäärää. Määriteltiin tehtävät, jotka voidaan siirtää hoitohenkilöstöltä tukipalveluiden monipalvelutyöntekijöille. Palvelualojen ja -alueiden välistä yhteistyötä vahvistettiin laatimalla kohdekohtaiset viikkokalenterit ja suunnittelemalla ohjekansiot välillisen työn osa-alueista. Hankkeen lopputuloksena syntyi Työnjaon kehittämisen malli hoidon ja tukipalveluiden välillä, joka muodostaa perustan rajapintoja ylittävälle työnjaon jatkokehittämiselle ja optimoinnille.
Työnjaon kehittämisen malli hoidon ja tukipalveluiden välillä
1. Suunnittele ja kytke strategiaan → Määrittele tavoitteet, mittarit, vastuuhenkilöt ja aikataulu. Kytke kehitystyö organisaation strategiaan.
2. Tunnista välilliset työtehtävät → Selvitä, mitä välillisiä työtehtäviä yksikössä tehdään (esim. kartoituksella tai haastattelulla).
3. Informoi ja rakenna luottamusta → Viesti hankkeen tavoitteet selkeästi, kerro miksi työaikaa mitataan ja miten tuloksia hyödynnetään. Ole läsnä, kuuntele henkilöstöä ja vastaa kysymyksiin. Sitouta henkilöstö alusta asti.
4. Havainnoi ja kellota → Seuraa ja mittaa työtehtäviin kuluvaa aikaa käytännön työvuoroissa, mieluiten useamman havainnoijan toimesta. Kuuntele henkilöstön kokemuksia ja huomioita työn sujuvuudesta. Suosi konkreettista mittaamista, pelkkä subjektiivinen arvio ei riitä. Pidä kellotus läpinäkyvänä – jaa tulokset avoimesti ja keskustele havainnoista yhdessä henkilöstön kanssa.
5. Optimoi ja Leanaa → Hyödynnä kellotustuloksia resurssien kohdentamiseen ja työnjaon selkeyttämiseen. Tunnista päällekkäisyydet ja kehitä prosesseja sujuvammiksi – vähemmän hukkaa, enemmän arvoa.
6. Eriytä ja selkeytä työnjako → Muodosta selkeitä kokonaisuuksia välillisistä työtehtävistä ja arvioi siirrettävyys tukipalveluille (siivous, pyykkihuolto, ruokahuolto, logistiikka). Tarkista ja päivitä tarvittaessa palvelusopimukset tukipalveluiden ja hoidon välillä.
7. Tarkastele tehtävänkuvia ja työohjeita → Päivitä tarvittaessa tehtävänkuvat ja muokkaa työohjeet vastaamaan käytännön työnjakoa.
8. Varmista kohdekohtaiset ohjekansiot ja varaudu poikkeustilanteisiin → Laadi selkeät, kuvalliset ohjekansiot, joissa on yhtenäinen runko ja kohdekohtaiset tarkennukset siivouksen, ruokahuollon, pyykkihuollon ja logistiikan tehtävistä. Varmista ohjeiden ajantasaisuus ja helppo saatavuus myös poikkeustilanteissa (esim. äkilliset poissaolot).
9. Arvioi ja monista → Hyödynnä aiemmin kerättyjä tuloksia ja arvioi niiden soveltuvuutta eri yksikkökokoihin ja toimintaympäristöihin. Kuuntele henkilöstön kokemuksia ja kehittämisehdotuksia. Päivitä tarvittaessa. Tee onnistumiset näkyväksi ja monista hyvät käytännöt. Vakiinnuta toimintamalli osaksi arjen prosesseja.
Yhteistyö ja osallistaminen: Toteuta kehitystyö yli palvelualojen ja -alueiden, ja osallista henkilöstöä aktiivisesti prosessin kaikissa vaiheissa. Hyödynnä työpajoja kehittämismenetelmänä – ne vahvistavat yhteistyötä, lisäävät sitoutumista ja käytännön ymmärrystä sekä tarjoavat tilan vuorovaikutukselle ja yhteiselle ideoinnille, mikä parantaa lopputuloksen vaikuttavuutta.
Kuva
• Tulosten luotettavuuden varmistaminen jatkamalla välillisen työn kellotuksia eri kokoisissa yksiköissä.
• Käyttöönotto hallitusti, kohdekohtaisesti varmistaen.
• Rakennetaan kohdekohtaisesti välillisistä työtehtävistä siirrettävissä olevia kokonaisuuksia.
• Monistetaan hyviä käytäntöjä ja hyödynnetään pilottiyksiköiden kokemuksia.
• Vahvistetaan monipalvelutyöntekijöiden roolia osana asumispalveluiden kokonaisuutta.
• Kehitetään hoitotyötä asiakasta osallistaen ja toimijuutta tukien.
• Sujuvoitetaan prosesseja Lean-periaatteita hyödyntäen.
• Palvelukuvausten läpikäynti yksikkökohtaisesti.
• Kohdekohtaisten kansioiden laatiminen ja jalkauttaminen, selkeät ohjeet ja materiaalit käyttöön.
• Mukaan edustajia ja kehitysasiantuntijoita molemmilta palvelualoilta.
• Estetään siiloutuminen ja varmistetaan yhtenäiset käytännöt.
Kehittämistyön seurauksena työnjakoa ja prosesseja tarkasteltiin tehtävien sisällön perusteella, ei tekijän mukaan. Työnjakopilotin avulla vahvistettiin palvelualat ja -alueet ylittävää yhteistyötä, ja saatiin kattava kuva välillisten työtehtävien nykytilasta Varsinais-Suomen hyvinvointialueen asumispalveluissa.
Asumispalveluyksiköiden esihenkilöille kohdennetun kartoituksen keskeiset havainnot nykytilasta:
• Työkuorman epätasaisuus: Hoitohenkilöstön vastuu välillisissä tehtävissä kasvaa merkittävästi viikonloppuisin ja iltavuoroissa tukipalveluiden poissaolon vuoksi.
• Vastuiden epäselvyys: Joissakin yksiköissä tehtävien rajat hoitajien ja tukipalveluiden välillä eivät ole selkeät, mikä aiheuttaa päällekkäisyyksiä ja tehottomuutta.
• Ohjeistusten puutteet: Nykyiset ohjeet ovat hajanaisia, osittain suullisia ja epäyhtenäisiä. Tämä lisää epävarmuutta ja vaihtelevia käytäntöjä.
Asumispalveluyksiköiden esihenkilöille kohdennetusta kartoituksesta esiin nousseet kehittämisehdotukset:
• Resurssien tasapainotus ja selkeä työnjako: Välilliset työtehtävät suunnitellaan viikon eri päiville hyödyntäen monipuolisesti ammattiryhmien osaamista.
• Kirjalliset ohjeet ja prosessikuvaukset: Laaditaan yhtenäiset, yksityiskohtaiset ja helposti saatavilla olevat ohjeet kaikille välillisen työn osa-alueille.
• Tiedonkulku ja yhteistyö: Parannetaan kommunikaatiota hoitohenkilöstön ja tukipalveluiden välillä sujuvan arjen varmistamiseksi.
• Vastuiden määrittely ja poikkeustilanteiden hallinta: Jokaiselle tehtäväkokonaisuudelle selkeät vastuut ja toimintamallit poikkeustilanteisiin.
Mittauksen ja havainnoinnin tuomat oivallukset:
• Havainnointi ja kellotukset toivat esiin, kuinka tarkkaa ja kattavaa prosessikuvausta voidaan tuottaa konkreettisen mittaamisen avulla.
• Pelkkä subjektiivinen arvio välilliseen työtehtävään kuluvasta ajasta ei riitä – luotettavan kuvan saamiseksi tarvitaan konkreettista kellottamista, mielellään useamman havainnoijan toimesta.
• Kellotusten tulokset osoittivat, että vaikka yksiköiden rakenteet poikkeavat, välillisiin työtehtäviin kuluva aika oli yllättävän yhdenmukaista.
• Tulosten perusteella määriteltiin optimaaliset laskennalliset ajat välillisille työtehtäville ja luotiin laskuri resurssisuunnittelun tueksi.
• Kellotuslomake ja välillisen työn laskuri molemmat jäivät pysyviksi työvälineiksi jatkokehittämistä ja käyttöönottoa varten.
• Lähihoitajilta monipalvelutyöntekijöille siirrettävissä olevat tehtävät tunnistettiin ja työnjaon kehittämisen malli kuvattiin.
• Kaikkia välillisiä työtehtäviä ei ole työn sujuvuuden kannalta tarkoituksenmukaista siirtää hoitohenkilöstöltä tukipalveluille, sillä osa tehtävistä liittyy suoraan hoitotyön prosesseihin.
Konkreettiset muutokset pilottiyksiköissä:
• Välillisiä työtehtäviä ryhmiteltiin kokonaisuuksiksi ja järjesteltiin uudelleen.
• Toiseen pilottiyksikköön luotiin kokonaan uusi välillisen työn tehtävä, jonka ohjeet määriteltiin palvelualat ja -alueet ylittävässä työpajassa. Hoitajien välillinen työmäärä väheni merkittävästi, esimerkiksi pyykkihuolto siirrettiin kokonaan pois hoitajilta.
• Muodostettiin viikkokalenterit selkiyttämään työnkuvaa ja suunniteltiin kohdekohtaisten ohjekansioiden rakenne välillisten työtehtävien eri osa-alueista yhteistyössä yli palvelualojen ja -alueiden.
• Tukipalveluiden palvelukuvauksista laadittiin päivitysehdotukset.