Kulttuuritapahtumien yleisöraati

Yleisöraati tarjoaa kulttuuritapahtumien järjestäjille keinon kohdata yleisöjä, muodostaa ymmärrystä eri asiakasryhmistä ja kerätä kehitysehdotuksia ja laadullista palautetta tapahtumastaan. Yleisölle toimintamalli tarjoaa osallisuuden kokemuksen.

Toimintaympäristö

Toimintamallin toimintaympäristöä on kulttuuritapahtumien kenttä, erityisesti pienillä resursseilla toteutettavat kolmannen sektorin pienet kulttuuritapahtumat.

Saavuta – Yleisöt yhdenvertaisesti mukaan kulttuuritapahtumiin -hankkeessa kehitetään pohjoispohjalaisten kolmannen sektorin kulttuuritapahtumien saavutettavuutta, ja edistetään yksilöiden aktiivista yhteiskunnallista toimijuutta
kulttuuriosallistumisen ja siitä syntyvien osallisuuden ja yhteisöllisyyden kokemusten kautta. Tästä hyötyvät sekä kulttuuritapahtumien järjestäjät, jotka saavat konkreettista osaamista ja välineitä saavutettavuuden kehittämiseen, sekä välilliseen kohderyhmään kuuluvat haastavassa työmarkkina-asemassa olevat vähemmistöt, joiden kulttuurioikeudet toteutuvat paremmin ja osallisuus lisääntyy.

Kulttuuritapahtumilla on tarve osallistaa yleisöä mukaan tapahtumien suunnittelutyöhön. Se ei kuitenkaan ole osa tapahtumien perustoimintaa ja aloittaminen voi tuntua vaikealta. Yleisöraati-toimintamalli luotiin työkaluksi ja tueksi tähän tarpeeseen. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Yhteen kokoontuminen lisää yhteisöllisyyden kokemusta yli ”luokkarajojen”. Ratkaisulla tavoitellaan yleisöjen ja tapahtumatuottajien tarpeiden kartoittumista, erilaisten ihmisten näkökulmien kohtaamista ja empatian ja ymmärtämisen lisäämistä puolin ja toisin. Tapahtumien konkreettinen saavutettavuus paranee, minkä ansiosta niiden elinvoimaisuus ja vetovoimaisuus lisääntyy, mikä puolestaan voi johtaa tapahtumien kävijämäärien ja rahoituksen kasvuun.

Kulttuuritapahtumien yleisöraati tarjoaa mahdollisuuden dialogisuudelle, keskusteluille ja kohtaamisille yleisön ja tapahtumien välillä. 

Toimintamallin kohderyhmiä ovat kulttuuritapahtumien tuottajat ja erityisesti sellaiset yleisöt, joiden tavoittamisessa ja osallistumisessa voi olla haasteita. Tällaisia voivat olla esimerkiksi paikkakunnan kansainväliseen yhteisöön kuuluvat, heikossa työmarkkina-asemassa olevat tai erilaisiin vähemmistöihin kuuluvat henkilöt.

Toimintamalli sopii erityisen hyvin kolmannen sektorin kulttuuritapahtumille, jotka tarvitsevat parempaa ymmärrystä yleisön erilaisista näkökulmista ja tarpeista. Haasteena voi olla esimerkiksi se, että perinteisiin palautelomakkeisiin ei tule vastauksia, tai niillä kerätään lähinnä määrällistä palautetta. Suoran, laadullisen palautteen saaminen on tärkeää tapahtuman kehittymisen ja olemassaolon kannalta.

Yleisön hyvinvointi kasvaa yhdessä koetun kulttuurikokemuksen myötä. Yleisöraatiin osallistuessa myös yleisön osallisuuden kokemus ja ymmärrys omasta roolista kulttuuritapahtumaan osallistujana vahvistuu, samoin kuin käsitys siitä, että oma osallistuminen on tärkeää, ja että omaan kulttuurihyvinvointiin voi vaikuttaa itse. Toisaalta tapahtuma, joka tarjoaa yleisön tarvitsemia mukautuksia ja huomioi moninaisia saavutettavuusvaatimuksia, varmistaa siten yleisön mahdollisuuden osallistua.

Ratkaisun perusidea

Yleisöraati sisältää kaksi vaihtoehtoa yleisön osallistamiseen, joista voi toteuttaa toisen tai molemmat tarpeesta riippuen. Ensimmäinen vaihtoehto on yleisemmän tason tiedonkeruuta ja asiakasymmärryksen muodostamista, jossa hyödynnetään luovaa työpajaa, ja toisessa kerätään täsmällistä palautetta yhdestä tapahtumasta.

Vaihtoehto 1: Luovat kohtaamiset

Luovissa kohtaamisissa potentiaalinen yleisö kokoontuu yhteen kaksi kertaa. Ensimmäisellä kerralla järjestetään luova työpaja, jossa yleisö pääsee kertomaan kulttuurikokemuksistaan luovalla tavalla, tässä tapauksessa ruohonjuurisarjakuvan muodossa. Yleisö pääsee tekemään sarjakuvat kokemuksistaan, ja niistä keskustellaan yhteisesti työpajan päätteeksi. Työpajan jälkeen järjestetään tuottajatapaaminen, jossa paikalla on yksi tai useampi kulttuuritapahtuman tuottaja. Tilaisuudessa keskustellaan ohjatusti mutta rennossa ilmapiirissä kulttuuritapahtumista. Tuottajalla on mahdollisuus selvittää, millaiset asiat tai muutokset saisivat potentiaalisen yleisön vierailemaan tapahtumassaan, ja yleisö pääsee kertomaan toiveitaan ja ajatuksiaan turvallisessa ympäristössä suoraan tuottajalle. 

Tarkemmat ohjeet luovasta työpajasta ja tuottajatapaamisesta löydät toimintamallin liitteenä olevasta ohjeistuksesta.

Vaihtoehto 2: Kulttuurin keltanokat

Toinen tapa, jolla kerätään tarkempaa tietoa yksittäisestä kulttuuritapahtumasta, kokoaa yleisön yhteen kolme kertaa. Keltanokka-ryhmän kokoamista varten tehdään hakemus, johon tulleiden vastausten perusteella valitaan jäsenet. Ryhmä kokoontuu ensimmäiseksi aloitustapaamiseen, jossa käydään läpi vierailtavaan kulttuuritapahtumaan liittyviä asioita ja tärkeitä huomioita. Lisäksi ryhmälle voidaan antaa etukäteen tapahtuman aikana pohdittavaksi kysymyksiä, joihin erityisesti kaivataan vastauksia ja uusia ajatuksia. Aloitustapaamisessa toimintaan osallistuvat henkilöt tulevat myös tutummiksi, ja kynnys osallistua ja sitoutua toimintaan madaltuvat.

Aloitustapaamisen jälkeen keltanokat vierailevat kulttuuritapahtumassa. Tapahtumapaikalle voi mennä itsenäisesti, mutta ryhmä voi myös järjestää yhteisen saapumisen tai sopia tapaavansa paikan päällä. Kulttuuritapahtuman jälkeen ryhmän jäsenet täyttävät laadullisen palautelomakkeen.

Tapahtuman jälkeen järjestetään palautetilaisuus, jossa paikalla on myös tapahtuman tuottaja ja/tai muuta henkilökuntaa. Tilaisuudessa käydään rennossa ja keskustelevassa ilmapiirissä läpi palautelomakkeessa esille nousseita asioita.

Tarkemmat ohjeet Kulttuurin keltanokkien järjestämiseen sekä valmiit kysymyspatterit haku- ja palautelomakkeisiin löydät toimintamallin liitteenä olevasta oppaasta. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Yleisöraadin järjestämiseen tarvittavat resurssit:

Luovat kohtaamiset

  • 1–2 henkilön työpanos kahteen tapaamiseen ja tapaamisten valmisteluun
  • Piirustustarpeita (paperia, tusseja, pyyhekumeja, lyijykyniä)
  • Fläppitaulu tai valkotaulu
  • Tarjoilut
  • Fasilitointiosaaminen
  • Mahdolliset tilavuokrat, tarjoilumaksut

Kulttuurin keltanokat

  • 1–2 henkilön työpanos kahteen tapaamiseen, tapaamisten valmisteluun sekä tapahtumavierailu
  • Verkkotapaamisalusta, esim. Google Meet tai Microsoft Teams, tapaamiset voi järjestää myös livenä
  • Ryhmän jäsenten pääsyliput tapahtumaan
  • Mahdolliset osallistujille jaetut virvoikkeet/napostelut ja muu “ekstra”
  • Fasilitointiosaaminen

Ole avoin yleisöltä tuleville ajatuksille ja toiveille, ja ole valmis ottamaan vastaan myös kritiikkiä. Yleisöltä kerätyn palautteen jälkeen on tärkeää viedä palaute tapahtumaorganisaatiossa eteenpäin päättäville henkilöille ja pohtia, millaisia muutoksia tapahtumaan tehdään.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Luo hyvää, turvallista tilaa sekä verkossa että lähitapaamisissa: esittele itsesi, kerro miksi ollaan kokoonnuttu, anna tilaisuudelle ja tapahtumalle kasvot. Puhu tapaamisissa turvallisemman tilan periaatteista, tai luo ne yhdessä osallistujien kanssa.

Palautteenantaja laittaa itsensä likoon, ja voi kertoa itsestään ja kokemastaan hyvin arkoja ja henkilökohtaisiakin asioita. Ole kunnioittava: kuuntele ja kiitä, älä selittele. Palautteenantaja on myös yleisön kokemuksen asiantuntija. Älä vähättele sitä: ota palaute vastaan, ja ole avoin erilaisille mielipiteille ja ajatuksille. Muista huolehtia tietoturvasta. Mieti myös vaihtoehtoisia tapoja toteuttaa luova työpaja. Pohdi millaista palautetta tarvitset ja valitse tavoittelemasi henkilöt sen mukaan.

Muista rentoutua, syödä pullaa ja hengittää.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Yleisöltä saadun palautteen perusteella yleisöraati on koettu innostavana, ja osallistujat ovat kokeneet tulleensa kuulluiksi. Osallistujat ovat kertoneet kokeneensa hyvää oloa vielä pitkään tapahtumaan osallistumisen ja yhteisten tapaamisten jälkeen.

Testivaiheessa mukana olleet tapahtumat ovat saaneet konkreettista palautetta ja kehittämisehdotuksia, ja osa on hyödyntänyt palautetta muun muassa julkaisemalla (luvan kanssa) osallistujien antamaa kirjallista, laadullista palautetta. Tuloksista viestimällä tapahtuma tuo esiin sitä, että se on tehty yleisöä varten ja että se välittää yleisön palautteesta aidosti. Palaute niin yleisöltä kuin tapahtumien järjestäjiltäkin on ollut positiivista kautta linjan, ja toimintamallia on pidetty hienona ja hyvin toimivana tapana tehdä yleisötyötä.