Keskitetty asiakkaan suostumusten hallinta, Pirkanmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Kyseessä on keskitetty suostumusten hallinnointi ja tarkastelu, jotta sote ammattilainen ja asiakas itse, voi vaivatta tarkastaa annetut suostumukset ja asiakas voi myös koska tahansa muokata niitä.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Asiakkaalta tarvitaan sosiaali- ja terveyspalveluissa erilaisia suostumuksia. Koska Pirkanmaan hyvinvointialue koostuu 23 eri kunnasta ja erikoissairaanhoidosta, oli suostumusten keräämiseen hyvin monenlaisia toimintatapoja ja hyvin monen laisia suostumuksia myös kerättiin. Tästä syystä nähtiin tarve keskitetylle suostumusten hallinnalle.

Taustalle tehtiin laajaa kartoitustyötä siitä, mihin, miten ja mitä suostumuksia asiakkailta kerättiin sekä miten suostumuksen antamisen pystyi perumaan. Tämän pohjalta tunnistettiin keskeisimmiksi tarpeiksi, että ensivaiheessa rekisteriin kootaan digitaalisen asioinnin suostumus ja suostumus opiskelijan osallistumiseen hoitoon tai palveluun.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Muutoksella pyritään ensisijaisesti siihen, että asiakkaan on helppo sekä antaa suostumuksiaan että perua niitä ja asiakas tietää yhden paikan, josta hän voi tarkastaa ja muokata omia suostumuksiaan. Oleellista on myös se, että ammattilainen voi yhdestä paikasta tarkastaa asiakkaan suostumukset ja tarvittaessa - asiakkaan niin toivoessa - merkitä suostumus annetuksi asiakkaan puolesta.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Kyseessä on järjestelmä, jossa keskitetysti voidaan hallinnoida asiakkaan antamia suostumuksia. Tämä on tärkeää, että suostumuksia voi helposti antaa, mutta myös perua siten, että peruuttaminen todella välittyy kaikille tarvittaville tahoille.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Tärkeää on selvittää merkitykselliset suostumukset, joista lähteä liikkeelle. Pirhassa tämän nähtiin olevan suostumus digitaaliseen asiointiin, joka mahdollistaa mm. herätteiden lähettämisen asiakkaalle. Asiakas kirjautuessaan OmaPirhaan antaa tai kieltää suostumuksen digitaaliseen asiointiin. Mikäli asiakas ei anna suostumusta, hän ohjautuu palvelusta ulos. Mikäli hän antaa suostumuksen, häneltä kysytään vielä ajanvarausmuistutteiden lähettämisestä sekä OmaPirhaan tulleiden viestien ja tiedotteiden herätteiden lähettämisestä. Mikäli asiakas ei käytä OmaPirhaa, voi ammattilainen asiakkaan näin toivoessa, sallia suostumuksen ajanvarausmuistutteiden lähettämiseen.

Tekninen toteutus Pirhan inhouse -yhtiön tekemää ja on vaatinut melko paljon ICT-työtä taustalle ja järjestelmään liittyvät toiminnallisuuksien toteutustavat ja visuaalisuus on työstetty yhteistyössä tietohallinnon ja digikehittämisen kanssa. Koska kyseessä on juridisesti merkityksellinen kokonaisuus, myös tietosuojatiimi on ollut mukana kehittämisessä tiiviisti, joka on ollut merkityksellistä ja tärkeää.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Tietosuojatiimin osallistaminen on ollut tärkeää juridisen näkökulman varmistamiseksi. Suostumusten antamisen helppouden lisäksi on suostumusten muokkaamisen ja perumisen toiminnallisuudet tärkeitä. Ammattilaisen toimesta annettavien suostumusten osalta on tärkeää pohtia, ettei sitä linkitetä liiaksi osaksi esimerkiksi digitaalisen asioinnin suostumusta. Tärkeää on myös selvittää missä tai mihin suostumuksia on aikaisemmin merkitty ja estää näiden käyttö tai poistaa ne kokonaan käytöstä, ettei synny rinnakkaisrekistereitä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Keskitetty suostumusrekisteri otetaan käyttöön joulukuun aikana ja tarkemmin toiminnallisuuksia pystytään arvioimaan vasta käyttöönoton jälkeen.