Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Digitaalisen asiointikanavan käyttöönoton tuki ja jalkautus ammattilaisille

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Toimintamallissa tuetaan ammattilaisia Varha-sovelluksen käyttöönotossa ja jalkauttamisesssa, kouluttamalla sekä luomalla koulutusmateriaaleja sekä olemalla matalan kynnyksen tukena ja apuna

Toimintaympäristö

Sosiaali- ja terveyspalveluiden digitalisoituminen sekä muun muassa hoitotakuulain tiukentuminen edellyttävät uusia tapoja ohjata asiakkaita oikeaan palveluun oikea-aikaisesti. Digipalveluiden, kuten Varha-sovelluksen rooli on keskeinen palveluohjauksen ja hoidon saatavuuden parantamisessa. 

Ammattilaisten tukeminen sovelluksen käytössä sekä käyttöönotossa on noussut keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Digituen tarjoaminen on muodostumassa olennaiseksi osaksi sote-alan toimintamalleja. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen ammattilaiset, kuten sosiaalityöntekijät, hoitajat, lääkärit, terapeutit, psykologit, asiakaspalveluhenkilöstö ja esihenkilöt. 

Vaikka toiminta kohdistuu ammattilaisiin, sen lopullinen tavoite on parantaa alueen asukkaiden palvelukokemusta, palveluun pääsyä ja hoidon jatkuvuutta. 

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin perusideana on tukea Varha-sovelluksen käyttöönottoa, kehittämistä ja juurtumista osaksi Varsinais-Suomen hyvinvointialueen arjen toimintaa.
Kolme digikoordinaattoria toimivat linkkinä sovelluksen kehitystiimien, ammattilaisten ja johdon välillä, varmistaen että sovelluksen toiminnot vastaavat käytännön tarpeita. Työhön sisältyy muun muassa käyttöönottoprosessien suunnittelu ja kehittäminen, testaus, koulutukset, palautteen kerääminen ja käytön seuranta. Toimintamallin avulla varmistetaan, että sovellus tukee kansalaisen sujuvaa palvelupolkua ja ammattilaisten tehokasta työskentelyä. Varha-sovelluksen käyttöönoton projektimenetelmän hallintaa tuettiin asiantuntijapalveluilla, joilla vahvistettiin organisaation ketterien menetelmien tuntemusta ja omaksumista. Asiantuntijoiden tehtävänä oli tukea Varha-sovelluksen käyttöönottoon liittyviä ryhmiä ketterien menetelmien suunnittelussa, johtamisessa ja käytännön toteutuksessa. He toimivat läheisessä yhteistyössä sovelluksen käyttöönotosta vastaavien ryhmien kanssa ja varmistivat prosessien sujuvuuden. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamalli perustuu yhteistyöhön eri toimijoiden (Varha, 2M-IT, Terveystalo ja sovelluskehittäjät) kanssa sekä ketterään kehittämiseen. Digikoordinaattorit/konsultit/scrum masterit vastaavat käyttöönottotiimien fasilitoinnista, koulutusten järjestämisestä ja käytännön ongelmien ratkaisemisesta. Digikoordinaattorit on organisoitu palvelualueittain (erikoissairaanhoito, sosiaalipalvelut/lasten, nuorten ja perheiden palvelut sekä perusterveydenhuolto) heidän substanssiosaamisensa mukaisesti. Tällä rakenteella varmistetaan riittävä asiantuntijuus ja mahdollistetaan palvelualueiden yksilöllisten tarpeiden huomioiminen.

Käyttöönoton onnistuminen edellyttää käyttöön otettavan palvelun laajaa tuntemusta sekä selkeää viestintää, riittävää työajan resursointia, johdon tukea ja teknistä tukea. Tässä tilanteessa prosessi etenee vaiheittain: määrittely, testaus, pilotointi, koulutus ja seuranta. Jatkuva palautteenkeruu ja käytön analytiikka tukevat toimintamallin kehittämistä ja auttavat juurruttamaan Varha-sovelluksen osaksi pysyvää digitaalista palvelukokonaisuutta.

Ammattilaisille on luotu: 

  • Teams-kanava, jonka kautta he saavat digitukea ja ajankohtaista tietoa sovelluksesta (n. 900 käyttäjää).
  • Moodle-kurssi, joka toimii sovelluksen ohjekirjana ja perehdytysalustana (kurssilla n. 1700 osallistujaa, ruotsinkielisellä n. 90). Kurssin kautta on myös kerätty palautetta, jonka pohjalta toimintaa on kehitetty edelleen vastaamaan paremmin ammattilaisten tarpeita.
  • Viikoittaiset yleiset koulutukset (n. 3000 osallistujaa + tallenteet)
  • Työpajat ammattilaisille, käyttöönoton tuki
  • Tiedotteet ja ohjeet ammattilaisille

Toimintamallin eteneminen vaiheittain 

  1. Sovelluksen käyttötarkoituksen ja hyötyjen selkeyttäminen eri ammattiryhmille
  2. Kohdennettujen koulutusmateriaalien ja perehdytyssisältöjen laatiminen
  3. Käyttöönoton aikataulutus ja viestintä yhteistyössä palvelualueiden kanssa
  4. Tukirakenteiden luominen (esim. nimetyt tukihenkilöt ja kouluttajat)
  5. Ammattilaisten koulutus ja käytön ohjaus eri kanavien kautta
  6. Palautteen keruu ja jatkuva kehittäminen kehittäjäverkoston kanssa 

Toimintamallin onnistuminen edellyttää: 

  • Koordinoitua suunnittelua ja tiivistä yhteistyötä palvelualueiden kanssa
  • Riittäviä henkilöstöresursseja koulutukseen ja tukeen
  • Esihenkilöiden ja johdon sitoutumista
  • Ammattilaisten kouluttamista ja jatkuvaa vuoropuhelua
  • Visuaaliset keinot ja materiaalit toiminnan jalkauttamiseksi 
Vinkit toimintamallin soveltajille

Vinkit toimintamallin soveltajille 

  • Varaa riittävästi aikaa keskustelulle ja koulutukselle yksiköissä
  • Käyttöönotto ei ole vain tekninen prosessi, vaan vaatii toiminnan muutosta
  • Esihenkilöiden ja johdon aktiivinen tuki on ratkaisevaa
  • Ammattilaisten osallistaminen, selkeä viestintä ja käytännönläheiset esimerkit tukevat onnistumista
  • Vertaisoppiminen ja matalan kynnyksen tuki edistävät sovelluksen jalkautumista arkeen 
Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintaa arvioidaan mm. käyttömäärillä ja ammattilaispalautteilla. Teams-kanavan käyttäjiltä saadun palautteen mukaan erityisesti vastauksen nopeus, asioiden selviämisen sujuvuus ja digitukea tarjoavien asiantuntemus ovat saaneet kiitosta. Käyttöönotto on lisääntynyt merkittävästi, Teams-kanava on vakiintunut matalan kynnyksen paikaksi kysyä neuvoa. Myös vertaistuki ja ammattilaisten kokemukset nousseet yhdeksi teemaksi tällä Teams-kanavalla.

Moodle-kurssilta posittivista palautetta on saatu tiedon löytymisestä, visuaalisesta materiaalista sekä kurssin rakenteesta. Kurssi on luotu Varha-sovelluksen ohjekirjaksi, jossa jokainen kokonaisuus on omana osionaan.