ASTA- digitaalinen alusta tehostaa resurssien ohjaamista palvelutarpeen mukaisesti , Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I4)

Terveydenhuollon ammattilaisille kehitettävä Asta-alusta vastaa tarpeeseen helpottaa HVA-alueille kriittisen osaamisen ja henkilöstöresurssin eli perusterveydenhuollon ammattilaisten saatavuutta henkilöstöjohtamisen prosesseja sujuvoittamalla.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Kymenlaakson korkea palvelutarve ja haastava taloustilanne yhdistettynä koronaviruspandemian kasvattamaan sosiaali- ja terveydenhuollon hoito-, kuntoutus- ja palveluvelkaan luovat tarpeen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen saatavuuden vahvistamiselle ja kustannusvaikuttavuuden lisäämiselle. Kymenlaakso on sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisen näkökulmasta haastava, sillä alueen väestön palvelutarve on suuri, syntyvyys vähäistä ja ikääntyneiden osuus väestöstä on maan suurimpia.

Hyvinvointialue on julkisten palvelujen organisaatio, joka järjestää alueensa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut. Suomessa on 21 hyvinvointialuetta, jotka muodostuvat pääosin maakuntajaon pohjalta. Valtio rahoittaa hyvinvointialueiden toiminnan.

Hyvinvointialueuudistus tarvitaan yhdenvertaisten palvelujen varmistamiseksi, kaventamaan hyvinvointi- ja terveyseroja sekä hillitsemään kustannusten kasvua. Tavoitteena on siirtää sosiaali- ja terveydenhuollon painopistettä peruspalveluihin ja ennalta ehkäiseviin toimenpiteisiin sekä parantaa hoitoon pääsyä. Pelastustoimen osalta tavoitteena on parantaa turvallisuutta, ja varmistaa valtakunnallisesti yhtenäinen ja häiriötön pelastustoimen järjestelmä.

Asta-alusta on kehitetty terveydenhuollon ammattilaisten resurssien ohjaamiseen palvelutarpeen mukaisesti. Alusta helpottaa kriittisen osaamisen ja henkilöstöresurssien saatavuutta HVA-alueilla sujuvoittamalla henkilöstöjohtamisen prosesseja. Keskeinen innovaatio on keikkamuotoisen työn tarjoaminen ja hallinta digitaalisesti, mikä mahdollistaa joustavan henkilöstösuunnittelun ja tukee hoito-, palvelu- ja kuntoutusvelan purkua.

Toimintaympäristöön vaikuttavat vahvasti poliittinen ja yhteiskunnallinen paine vähentää vuokratyövoiman käyttöä, kasvavat kustannukset, lääkäripula sekä tarve digitalisoida ja tehostaa julkisen sektorin rekrytointia. Lainsäädäntö (GDPR, saavutettavuus, tietoturva) ja hyvinvointialueiden omat arkkitehtuurilinjaukset ohjaavat ratkaisun toteutusta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat hyvinvointialueiden lyhytaikaisista työjaksoista kiinnostuneet lääkärit ja muut sote-ammattilaiset sekä rekrytoinnista vastaavat HR-asiantuntijat ja esihenkilöt. Asiakasymmärrystä on kerätty haastatteluilla, kyselyillä ja markkinavuoropuheluilla sekä käyttäjätestauksilla. Asiakkaita on osallistettu kehitystyöhön työpajojen, pilotointikeskustelujen ja palautteenkeruun kautta. Erityisesti nuorten lääkärien tarpeet ja toiveet joustavasta, läpinäkyvästä ja helposti lähestyttävästä palvelusta on huomioitu.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Asta on digitaalinen alusta, joka tehostaa terveydenhuollon ammattilaisten resurssien ohjaamista palvelutarpeen mukaisesti. Alusta mahdollistaa keikkamuotoisen työn tarjoamisen ja hallinnan digitaalisesti, mikä sujuvoittaa henkilöstöjohtamisen prosesseja ja parantaa kriittisen osaamisen saatavuutta. Palvelu skaalautuu eri ammattiryhmille ja hyvinvointialueille, ja tukee kansallisia tavoitteita etäpalveluiden lisäämisessä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisen rekryalustan, kuten kehitettävän Asta-alustan käyttöönotto vaatii:

Prosessien ja toimintatapojen yhtenäistämistä organisaatiossa
Integraatiot HR- ja työvuorosuunnittelujärjestelmiin
Käyttäjien perehdytystä ja koulutusta
Johdon sitoutumista ja muutosjohtamista
Riittäviä henkilöresursseja (esim. palvelusihteerit, HR-asiantuntijat)
Pilotointia yhdessä tai muutamissa yksikössä ja vaiheittaista laajennusta
Selkeät roolit ja vastuut prosessissa

Käytännön vakiinnuttaminen edellyttää jatkuvaa seurantaa, palautteen keruuta ja järjestelmän kehittämistä käyttäjäpalautteen pohjalta.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kun hyvinvointialue haluaa saavuttaa digitaalisen rekryalustan tuoman täyden potentiaalin kannattaa:

Varmistaa johdon sitoutuminen ja resursoida muutosjohtaminen
Panostaa prosessien yhtenäistämiseen ja selkeään viestintään
Välttää liian monimutkaisia prosesseja ja varmistaa, että kaikki käyttäjäryhmät saavat riittävän tuen ja ohjeistuksen
Panostaa integraatiohin olemassa oleviin järjestelmiin

Käyttöönoton aloittaminen kannattaa tehdä pilotointina pienessä mittakaavassa, jota laajennettaan vaiheittain organisaatiossa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Kymsoten aloittamassa ja sen rahoittamassa hankkeessa on tehty kehitystyötä vuodesta 2019 alkaen. Hankkeessa on luotu Asta-alustan palvelukonsepti, alustava liiketoiminttasuunnitelma, sekä raktkaisun mvp toteutus, sisältäen toiminnallisuudet ja käyttöliittymät loppukäyttäjäryhmille alustan toimintojen hallinnointiin. Alustaa on pilotoitu ensilinjan hankkeen aikaisemmissa vaiheissa asiakaspalvelukeskusyksikössä Kaiku24:ssä. Pilottia varten ensimmäisen vaiheen ydinkäyttäjäryhmä ja konteksti on ollut etulinjan digilääkäreiden etävastaanotto- ja etäkonsultaatiotoiminnot. Alustan idea ja käytettävyys on saanut runsaasti positiivista palautetta käyttäjätestauksessa, ja toiminnallisuuksia tarvitsee kehittää lisää.

Asta-alustan toteutustyö keskeytyi tammikuussa 2025, kehityksen törmättyä ylitsepääsemättömiin esteisiin, jotka aiheutuivat varhaisten kehitysvaiheiden teknologiavalinnoista sekä tietoturvahaasteista. Keskeytyksen jälkeen haluttiin validoida tarvetta, jota vasten Asta-alustaa on kehitetty. Käynnistettiin selvitys hyvinvointialueiden tarpeista ja edellytyksiä uudelle digitaaliselle alustalle, joka yhdistäisi avoimet työjaksot, erikoisalakonsultaatiot ja etävastaanottotyön sekä lääkärit ja muut sote-ammattilaiset ilman välikäsiä. Haluttiin muodostaa kokonaiskuva nykytilasta, sekä kartoittaa olemassa olevia valmisratkaisuja.

Selvityksen tuloksina syntyi kattava kuva markkinoilla olevista valmisratkaisuista ja hyvinvointialueiden kartoituksessa tunnistettiin tarve sijaishallinnan ja keikkatyön tarjoamisen toimintamallien keskittämiselle sekä tarve ratkaisulle joka tukee näitä tehokkaasti ja houkuttelee ammattilaisia työn tekijöiksi. Asta-alustan liiketoimintasuunnitelmaa päivitettiin selvityksen löydöksiä hyödyntäen ja tuotettiin myös HR-järjestelmien arkkitetuurikuvaukset luomaan runkoa tuleville ratkaisulle ja näiden yhteensovittamiselle hyvinvointialueen muuhun järjestelmäympäristöön.