| Innokylä

Toimintaympäristö

Kuntoutuksen toimialueella juurrutetaan toimintamalleja, joissa sähköistetään esitietolomakkeita. Palvelualueen tavoitteena on, että esitietolomakkeita käytetään kaikissa kuntoutuksen aluepalveluiden yksiköissä. Yhteisellä toiminta- ja puheterapian sähköisellä esitietolomakkeella ehkäistään päällekkäistä työtä, koska usein sama alle kouluikäinen lapsi ohjautuu molempien terapeuttien vastaanotolle. Sähköinen esitietolomake rakennetaan ammattilaisen työkaluksi ja sillä nopeutetaan ammattilaisten välistä tiedonkulkua. Sähköinen esitietolomake vähentää paperilla olevia henkilötietoja ja on siten myös tietoturvallinen työskentelytapa.

Pohteen strategian painopisteinä ovat muun muassa sujuvat ja tarkoituksenmukaiset palvelut, joita aktiivisesti kehitetään ja uudistetaan säännöllisesti. Pohteen alueella toimiva Digitaalinen sote-keskus mahdollistaa sähköiset palvelut ja tietojen keräämisen Pohteen alueen asukkailta.

Asiakkaalta voidaan kerätä toimintakykytietoa ennen vastaanottoa, jolloin vastaanoton suunnittelu ja ajankäyttö vastaanotolla sujuvoituu ja asiakas saa tarvitsemansa palvelun kohdennetusti. Ennakkotietoja voidaan hyödyntää vastaanottomuotojen suunnittelussa, esimerkiksi tarjoamalla asiakkaalle etävastaanottoa. Sähköinen esitietolomake mahdollistaa sen, että asiakas on oman tilanteensa asiantuntija ja hän voi tuottaa ja hallita omaa toimintakykytietoaan. Asiakas myös pohtii kuntoutuksen tavoitteita etukäteen.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Kuntoutuksen aluepalveluissa ei ole aiemmin ollut sähköisiä esitietolomakkeita. Ennen kehittämistyötä aluepalveluissa on ollut käytössä vain paperisia ja ei-yhtenäisiä esitietolomakkeita. Toimintamallin kehittämisessä nimetty työryhmä laatii fysioterapian esitietolomakkeen sekä toiminta- ja puheterapiaan yhteisen esitietolomakkeen alle kouluikäisille lapsille.

Fysioterapian esitietolomake

Fysioterapiaan ohjautuvista asiakkaista ei ole aikaisemmin kerätty ennakkotietoa, vaan asiakkaat ovat täyttäneet juuri ennen vastaanotolle tuloa tai tullessaan vastaanotolle esitietolomakkeen. Tämän jälkeen esitietolomakkeen tietoja on hyödynnetty haastattelun tukena. Tavoitteena on, että asiakkaat voisivat tuottaa omasta toimintakyvystään tietoa ennakkoon jo ennen varsinaista vastaanottoa ja sitä voidaan hyödyntää fysio, -toiminta- tai puheterapian suunnittelussa ja toteutuksessa.

Toiminta- ja puheterapian yhteinen esitietolomake

Lääkäri ohjaa usein saman lapsen toiminta- ja puheterapeutin vastaanotolle. Paperisessa esitietolomakkeessa ei ole kuvattu riittävissä määrin alle kouluikäisen lapsen varhaista kehitystä ja siinä on päällekkäisiä, useaan kertaan toistuvia kysymyksiä. Toiminta- ja puheterapeuteilla on tähän mennessä olleet erilliset lomakkeet, jotka halutaan yhtenäistää yhdeksi yhteiseksi esitietolomakkeeksi.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakkaan tuottaman toimintakykytiedon kerääminen vastaanottoa edeltävästi. Ammattilainen kohdentaa asiakkaan tarvitseman palvelun sujuvammin. Sähköisen esitietolomakkeen avulla toiminta- ja puheterapeutin vastaanotto nopeutuu ja selkeytyy. Sähköisen esitietolomakkeen avulla saavutetaan seuraavia hyötyjä:

Tukee kirjaamista potilastietojärjestelmään.

Lomakkeen avulla kertyy tietoa arviointia ja seurantaa varten.

Käyntimäärien laittaminen ajanvarauskirjalle edistää ammattilaisen prosesseja ja suunnitelmallisuutta.

Helpottaa ammattilaisen ajanvarausta ja mahdollisten tulevien vastaanottokäyntien suunnittelua.

Integraatioiden toteutuessa tukee strategisen tason tiedolla johtamista.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Sähköinen esitietolomake on kehitetty yhteistyössä Pohteen Digitaalisen sote-keskuksen kanssa. Digitaalisen sote-keskuksen palveluasiantuntija on ollut mukana kehittämässä toimintamallia ja asiantuntijana lomakkeen saattamisessa sähköiseen muotoon. Toimintamallin ja lomakkeen sisällönkehittämisestä ovat vastanneet Pohteen sote-keskuksissa työskentelevät ja kehittämistyöhön nimetyt fysio, -toiminta- ja puheterapeutit. Nimetyt vastuuyksikköpäälliköt ovat ohjanneet kehittämistyöhön osallistuneiden ammattilaisten työryhmätyöskentelyä sekä ovat täyttäneet kehittämistyön alussa projektikortin.

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena on, että asiakas voisi tuottaa itse tietoa omasta toimintakyvystään, jota voidaan hyödyntää fysio, -toiminta- ja puheterapian suunnittelussa ja toteutuksessa. Ammattilainen poimii esitietolomakkeelta tietoja ensikäyntiä varten, kohdentaa asiakkaan saamaa palvelua ja suunnittelee tulevan vastaanottokäynnin aiempaa suunnitelmallisemmin.

Muutoksen mittaaminen

Fysioterapian esitietolomake

Tavoiteltua muutosta mitataan pilotin aikana kerättävällä ammattilaiskokemuksilla.

Asiakkaat tuottavat esitietoa toimintakyvystään.

Testiasiakkaiden määrä ja toteutunut sähköisen lomakkeen täyttö.
Asiakaskokemukset

Asiakkaan tuottamaa toimintakykytietoa hyödynnetään fysioterapian suunnittelussa.

Ammattilaisten kokemukset:

Oliko asiakkaan tuottama tieto saatavilla ennen vastaanottoa
Asiakkaan tietoihin perehtyminen
Oliko lomakkeesta saatava tieto oleellista?

Asiakkaan tuottamaa toimintakykytietoa hyödynnetään fysioterapian toteutuksessa. 

Ammattilaisten kokemukset:

Tukivatko esitiedot haastattelua ja tutkimista?
Tukivatko asiakkaan tuottamat esitiedot fysioterapian tavoitteiden asettelua?
Sujuvoittivatko digitaaliset esitiedot kirjaamista ?

Toiminta- ja puheterapian yhteinen esitietolomake

Toiminnan muutosta mitataan mm. seuraavilla kysymyksillä ja mittareilla:

Kuinka moni asiakas täyttää lomakkeen?

Miten lomake vaikuttaa vastaanoton kestoon? Vähentääkö esitietolomake vastaanoton kestoa, koska vastaanotolla pystytään kohdentamaan painopiste paremmin?

Terapeutin laadullinen arvio sujuvuudesta?

Lomakkeen kohdentaminen tietyille asiakasryhmille. Ensikäynnit, jonka perusteella arvio- tai ohjauskäynnit.

Käyttäjämäärien seuranta eli kuinka moni ammattilainen käyttää lomaketta?

Lomakkeen käyttämisestä seurannut hyöty sähköistämisen jälkeen? Kysely ammattilaisille.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Fysioterapian esitietolomake

Kohderyhmänä ovat perusterveydenhuollon fysioterapeutin aikuisasiakkaat. Kehittämistyössä ovat olleet mukana perusterveydenhuollon fysioterapeutit. Asiakkaat käyvät perusterveyden fysioterapeutilla usein vain yhden kerran. Aikaa käynnille on varattu 45 minuuttia. Asiakkaan itsensä tuottamat esitiedot sujuvoittavat haastattelua ja fysioterapian suunnittelua, kun asiakas on miettinyt kuntoutukselle asettamiaan tavoitteita etukäteen.

Asiakkaita ei ole osallistettu paperisen esitietolomakkeen digitalisoimisessa.

Toiminta- ja puheterapian yhteinen esitietolomake

Kohderyhmänä ovat perusterveydenhuollon eli kuntoutuksen aluepalveluiden toiminta- ja puheterapian alle kouluikäiset asiakkaat. Kehittämistyössä ovat olleet mukana perusterveydenhuollon toiminta- ja puheterapeutit. Asiakkaat käyvät perusterveydenhuollon toiminta- tai puheterapeutilla ensikäynnin, jonka perusteella toiminta- tai puheterapeutti arvioi seuraavien käyntien tarpeellisuutta arvio- tai ohjauskäynteinä. Aikaa käynnille on varattu 45-60 minuuttia. Asiakkaan itsensä tuottamat esitiedot sujuvoittavat haastattelua ja käynnin suunnittelua, kun asiakas on miettinyt kuntoutukselle asettamiaan tavoitteita etukäteen.

Asiakkaita ei ole osallistettu esitietolomakkeen digitalisoimisessa.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Fysioterapian esitietolomake

Asiakasta ohjeistetaan fysioterapian ajanvarauksen yhteydessä kirjautumaan Oma Pohde -palveluun ja täyttämään esitietolomake fysioterapian vastaanottokäyntiä varten. Ammattilainen kirjautuu Oma Pohteen -ammattilaisportaaliin ja hakee asiakkaan täyttämän lomakkeen asiakkaan henkilötunnuksella. Fysioterapeutti voi valmistautua käyntiin asiakkaan antamien tietojen pohjalta.

Toiminta- ja puheterapian yhteinen esitietolomake

Toimintamallin kehittämisen aikana laadittiin toiminta- ja puheterapiaan yhteinen esitietolomake alle kouluikäisille lapsille. Asiakasta ohjeistetaan toiminta- tai puheterapian ajanvarauksen yhteydessä kirjautumaan Oma Pohde -palveluun ja täyttämään esitietolomake ennen toimintaterapeutin tai puheterapeutin vastaanottokäyntiä. Ammattilainen kirjautuu Oma Pohteen -ammattilaisportaaliin ja hakee asiakkaan täyttämän lomakkeen asiakkaan henkilötunnuksella. Toiminta- tai puheterapeutti valmistelee tulevaa vastaanottokäyntiä asiakkaan antamien tietojen pohjalta.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Fysioterapian sekä toiminta- ja puheterapian yhteisen sähköisen esitietolomakkeen käyttöönotto edellyttää selkeää tarvetta ja perusteltua hyötyä. On tärkeää, että toimintamalli on selkeästi määritelty ja se integroidaan sujuvasti osaksi nykyisiä käytäntöjä ja tietojärjestelmiä, jotta sen hyödyntäminen on vaivatonta ja sujuvaa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Lomakkeen kehitysehdotuksissa nousi esiin tarve asiakkaan sujuvammalle kirjautumiselle ja paremmalle saavutettavuudelle, esimerkiksi QR-koodilla kutsukirjeessä. Ammattilaisten käytön sujuvoittamiseksi lomakkeelle tulisi päästä suoraan potilastietojärjestelmän kautta ja tietojen tulisi siirtyä automaattisesti esitietolomakkeelta potilastietojärjestelmään. Perusterveydenhuollon uuden potilastietojärjestelmän vaiheittaisen käyttöönoton vuoksi tiedot siirtyvät potilastietojärjestelmään myöhemmässä vaiheessa koko Pohteen alueella.

Käyttöönotossa on tärkeää huolehtia ammattilaisten perehdytyksestä ja riittävästä tuesta uuteen toimintamalliin sekä juurtumisen seurannasta käyttöönoton jälkeen. 

Asukkaan näkökulmasta katsottuna on tärkeää huomioida riittävän informatiivinen ja selkeä ohjeistus sähköisen esitietolomakkeen täyttämisestä ja tarkoituksesta sekä viestiä mahdollisimman monikanavaisesti tavoittamaan asukkaat mahdollisimman laajasti.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Fysioterapian esitietolomake

Fysioterapian digitaalisen esitietolomakkeen pilotissa kerättiin käyttökokemuksia ja tilastotietoa lomakkeen hyödyistä ja haasteista. Pilotointi toteutettiin vuoden 2024 loppupuolella, ja sen aikana täytettiin yhteensä 321 lomaketta. Ensikäyntien tarkkaa määrää ei saatu luotettavasti raportoitua, mutta palautekyselyyn vastasi 17 fysioterapeuttia.

Lomakkeen tarkasteluun käytetty aika vaihteli, mutta suurin osa fysioterapeuteista käytti siihen alle viisi minuuttia. Vaikka lomakkeen avaaminen ja tarkastelu oli osalle helppoa, lähes puolet koki prosessin hankalaksi. Haasteiksi nousivat muun muassa monivaiheinen kirjautuminen, salasanojen käyttö ja varmennekorttien toimivuus. Lisäksi asiakkaan tietojen hakeminen henkilötunnuksella koettiin vaivalloiseksi. Moni fysioterapeutti oli myös joutunut turhaan tarkistamaan OmaPohteesta, oliko asiakas täyttänyt lomakkeen, ja toivoi ilmoitusjärjestelmää lomakkeen täyttymisestä.

Palautteen mukaan esitietolomake toi jonkin verran hyötyä fysioterapian suunnitteluun, haastatteluun ja kirjaamiseen, mutta kokemukset vaihtelivat. Lomakkeen avulla terapeutti sai ennakkotietoa asiakkaasta, mikä helpotti haastattelun etenemistä ja mahdollisti ajankäytön tehostamisen. Toisaalta osa koki, että lomakkeen käyttö lisäsi työtä, koska samat asiat käytiin joka tapauksessa läpi vastaanotolla. Lisäksi lomakkeen täyttöprosentti oli matala, eikä asiakkaan antamat tiedot aina olleet riittäviä ilman lisäkysymyksiä.

Lomakkeen kehitysehdotuksissa nousi esiin tarve sujuvammalle kirjautumiselle ja paremmalle saavutettavuudelle, esimerkiksi QR-koodilla kutsukirjeessä. Moni toivoi, että lomakkeelle pääsisi suoraan potilastietojärjestelmästä ilman erillistä hakua. Ikääntyvien asiakkaiden digitaidot ja lomakkeen täyttämiseen liittyvät haasteet olivat myös merkittävä tekijä. Osa fysioterapeuteista koki, että paperiversio oli edelleen käytännöllisempi vaihtoehto, koska se mahdollisti nopeamman kirjaamisen ilman erillistä näyttöä.

Esitietolomakkeen tuoma arvo arvioitiin vaihtelevaksi. Se auttoi asiakasta hahmottamaan omaa kuntoutustarvettaan etukäteen ja loi pohjan vastaanottokeskustelulle. Toisaalta sen käyttö ei ollut kaikille ammattilaisille tarpeellista, ja lomakkeen täyttämättömyys rajoitti sen hyödyllisyyttä. Pilotin tulosten perusteella fysioterapian lomaketta ei oteta toistaiseksi laajempaan systemaattiseen käyttöön kuntoutuksen toimintamallien ja hyvinvointialueen tietojärjestelmien kehittämisen keskeneräisyyden vuoksi.

Toiminta- ja puheterapian yhteinen esitietolomake

Toiminta- ja puheterapian yhteisessä esitietolomakkeessa työstettiin nimettyjen vastuuyksikköpäälliköiden kanssa projektikortti. Projektikortilla vastattiin seuraaviin kysymyksiin:

-Mihin tarpeeseen digitaalinen palvelu vastaa tai mitä ongelmaa sillä halutaan ratkaista?

-Mitä höytyjä digitaalisella palvelulla tavoitellaan asiakkaalle, ammattilaiselle ja organisaatiolle (laadulliset- ja kustannushyödyt)

-Mittarit, joilla toiminnanmuutosta mitataan ja seurannan toteutus

-Suunniteltu aikataulu kehittämiselle ja digitaalisen palvelun käyttöönotolle

Työryhmätyöskentelyssä ydinryhmä kuvasi nyky- ja tavoitetilan hyödyntäen mm. service blueprint-pohjaa. Nyky- ja tavoitetilan kuvaamisella rakentui ammattilaisille ja johdolle selkeä käsitys siitä, mitä toimintamallin kehittäminen vaatii. Lomakkeen sisällöllinen osuus rakentui työryhmätyöskentelynä ja digitaalisen sote-keskuksen ammattilaisen tukemana. Pilotointi ja käyttöönotto eli testaus, asiakaskokemukset ja mahdollinen lomakkeen muokkaaminen jäävät hankekauden ulkopuolella toteutettavaksi.

Asiakkaan tuottaman toimintakykytiedon hyödyntäminen kuntoutuksen aluepalveluissa, Pohjois-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I4)