Vaikuttavuusperusteinen tiedolla johtaminen Ikäihmisten palveluissa, Pirkanmaan HVA (RRP, P4, I3)

Pilotissa kehitettiin vaikuttavuusperusteisen seurannan ja johtamisen malli ikäihmisten palveluihin (ennaltaehkäisevät palvelut, asiakasohjaus, kotihoito, yhteisöllinen asuminen sekä ympärivuorokautinen palveluasuminen).

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Ikäihmisten palvelut valikoituivat pilotin kohteeksi, koska väestön ikääntyminen on yksi merkittävimmistä sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristöä muokkaavista tekijöistä. Ikääntyneiden palvelujen kustannukset muodostavat suuren osan hyvinvointialueiden menoista, ja palvelutarpeet kasvavat nopeasti.Samalla tavoitteena on turvata toimintakyky, elämänlaatu ja kotona asumisen mahdollisuudet mahdollisimman pitkään. Näiden tavoitteiden saavuttaminen edellyttää vaikuttavuusperusteista ohjausta: palvelujen tulee tuottaa mitattavaa hyötyä asiakkaiden hyvinvoinnille ja toimintakyvylle, ei pelkästään suoritteita. Pilotissa haluttiin kehittää tiedolla johtamisen käytäntöjä, mittareita ja prosesseja, joilla voidaan arvioida, ohjata ja parantaa ikääntyneiden palvelujen vaikuttavuutta ja kustannusvaikuttavuutta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat ikääntyneet henkilöt, joiden palvelutarpeet vaihtelevat ennaltaehkäisevistä palveluista aina ympärivuorokautiseen palveluasumiseen. Ikääntyneiden palveluissa korostuu tarve vaikuttavuusperusteiselle ohjaukselle ja tiedolla johtamiselle, jotta palvelut voidaan kohdentaa oikein ja resurssit käyttää kustannusvaikuttavasti. Asiakasymmärrystä on syvennetty työpajoissa, joissa on tunnistettu eri palvelujen tietotarpeet ja käyttäjäryhmät sekä määritelty, miten vaikuttavuustieto tukee arjen päätöksentekoa ja palvelujen kehittämistä. Lisäksi on huomioitu ikääntyneiden toiveet ja tavoitteet, kuten toimintakyvyn säilyttäminen, kotona asumisen mahdollisuus ja elämänlaadun parantaminen. Tämä kokonaiskuva ohjaa palvelujen suunnittelua niin, että ne vastaavat sekä yksilöllisiin tarpeisiin että hyvinvointialueen strategisiin tavoitteisiin.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Pilotissa kehitettiin vaikuttavuusperusteisen johtamisen ja ohjauksen malli Ikäihmisten palveluihin. Malli toteutettiin ennaltaehkäisevistä palveluissa, asiakasohjauksessa, kotona asumista tukevissa palveluissa ja ympärivuorokautisissa asumispalveluissa.

Toimintamallin perusidea on luoda vaikuttavuusperusteinen tiedolla johtamisen malli ikäihmisten palveluihin. Mallissa määritellään yhtenäinen tietopohja ja vaikuttavuusmittaristo, joiden avulla voidaan seurata ja arvioida palvelujen vaikutusta asiakkaiden toimintakykyyn ja elämänlaatuun. Ratkaisu siirtää painopistettä suoritteiden määrän seurannasta kohti mitattavaa vaikuttavuutta ja kustannusvaikuttavuutta. Malli tukee päätöksentekoa kaikilla tasoilla ja varmistaa, että palvelut kohdentuvat oikein ja resurssit käytetään tehokkaasti.

Vaikuttavuusperusteisen kehittämisen prosessi on vaiheittainen malli, jolla ikäihmisten palveluissa siirrytään vaikuttavuusperusteiseen ohjaukseen ja tiedolla johtamiseen. Prosessi sisältää seuraavat päävaiheet:

Tietopohjan määrittely – Ensimmäisessä vaiheessa tunnistetaan keskeiset osa-alueet (asiakasrakenne, toiminta, talous, henkilöstö ja laatu/vaikuttavuus) ja määritellään mittarit, joilla palvelujen vaikuttavuutta voidaan seurata.
Vaikuttavuusraportin kehittäminen – Luodaan visuaalinen raportointimalli (mock-up), joka simuloi tuotantoversiota ja auttaa hahmottamaan, miten tieto esitetään ja hyödynnetään päätöksenteossa.
Vaikuttavuustiedon hyödyntämisen suunnitelma – Työpajoissa määritellään, miten tieto integroidaan arjen johtamiseen ja päätöksentekoon eri tasoilla (asiakasohjaus, lähijohto, keskijohto, ylin johto). Suunnitelma sisältää roolit, vastuut ja käytännön toimintatavat.
Juurruttaminen osaksi pysyvää toimintaa – Laaditaan siirtosuunnitelma, jossa määritellään tavoitteet, toimenpiteet ja vastuutahot, jotta vaikuttavuusperusteinen ohjausmalli vakiintuu hankkeen päättymisen jälkeen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen juurruttaminen ikäihmisten palveluihin on iteratiivinen prosessi, joka edellyttää johdon ja avainhenkilöiden vahvaa sitoutumista sekä yhteistä kehittämistä. Pilotin aikana opittiin, että onnistunut käyttöönotto vaatii kulttuurimuutosta, jossa vaikuttavuuden edistäminen integroidaan arjen johtamiseen ja päätöksentekoon, ei pelkästään strategiselle tasolle. Tämä edellyttää aikaa ja tilaa keskustelulle, yhteiselle oppimiselle ja toimintatapojen muutokselle. Keskeistä on muodostaa yhteinen ymmärrys vaikuttavuuden arvioinnista ja määritellä selkeät indikaattorit ja mittarit, jotka tukevat tavoitteiden seurantaa ja ohjausta. Vertaiskehittäminen yli vastuualueiden rajojen nopeuttaa oppimista ja vahvistaa käytäntöjen leviämistä. Lisäksi tiedon hyödyntämisen osaamista on kehitettävä, jotta vaikuttavuusperusteisuus ohjaa palvelujen johtamista ja kehittämistä. Käytännön juurruttaminen vaatii resursseja: aikaa työpajoihin ja koulutuksiin, henkilöstön aktiivista osallistumista, taloudellisia panostuksia järjestelmämuutoksiin sekä osaamista vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja muutosjohtamisen alueilla. Kun nämä vaiheet toteutetaan systemaattisesti, syntyy rakenteita ja toimintatapoja, joiden avulla vaikuttavuusperusteinen ohjaus vakiintuu osaksi organisaation arkea ja tukee jatkuvaa parantamista.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Arvioinnin tulokset eivät ole vielä valmistuneet palveluiden vaikuttavuuden osalta.

Pilotti on edistänyt toimijoiden keskinäistä yhteen toimimista ja lisännyt tietoisuutta palvelujen vaikuttavuudesta, kustannuksista ja vaikuttavuusperusteisesta ohjauksesta hyvinvointialueella. Vaikuttavuusperusteisen ohjauksen ja tiedolla johtamisen pilotissa on tuotu yhteen eri osaajia sekä kasvatettu hyvinvointialueen sisäistä kyvykkyyttä vaikuttavuusperusteiseen ohjaukseen ja tiedolla johtamiseen.