Pirkanmaan hyvinvointialue, RRP, P4, I4, Palvelutarvelähtöisen työvuorosuunnittelun uudistaminen

Ottamalla käyttöön uusia työvuorosuunnittelun toimintatapoja, laajentamalla suunnittelualueita sekä kehittämällä sijaiskäytäntöjä ja vakituisen varahenkilöstön käyttöä saavutetaan parempi henkilöstöresurssien aluetasoinen näkyvyys.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Hyvinvointialueella oli käytössä ikääntynyt työvoimanhallintajärjestelmä, joka ei enää vastannut riittävästi mm. päivittäisjohtamisen tarpeisiin.

Uusi järjestelmä kattaa hyvinvointialueen laajuisen työvuorosuunnittelun ja päivittäisjohtamisen tarpeet sekä mahdollistaa tiedon paremman jatkojalostamisen tietojohtamisen tarpeisiin. Järjestelmä tarjoaa myös työntekijälle joustavan näkyvyyden omaan työhönsä. Työvuorosuunnittelua voidaan uudella järjestelmällä tehdä ohjelmistoavusteisesti (optimoitu työvuorosuunnittelu).

Järjestelmä tuo kehittyneen teknisen ympäristön integraatioiden toteuttamiseen vähentäen manuaalista työtä. Uusi järjestelmä saa henkilöstön perustiedot sekä palvelussuhteen tiedot HR-järjestelmästä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Työvuorosuunnittelun pohjaksi järjestelmä tarjoaa esihenkilöille ja työvuorosuunnittelijoille ajantasaista tietoa niin työn tarpeesta ja vaatimuksista kuin työntekijöiden osaamisista ja saatavuudesta. Myös päivittäiset muutokset työn tarpeeseen ja työntekijöiden saatavuudessa huomioidaan järjestelmässä.

Työntekijöille järjestelmä tarjoaa modernin tavan nähdä työvuoroihinsa liittyvää tietoa ja mahdollisuuden esittää työvuorotoiveita, nähdä työvuoronsa sekä ilmoittaa poissaolotietoja sähköisesti myös omalla päätelaitteella.

Luottamushenkilöille ja työsuojelun edustajille järjestelmä tarjoaa näkyvyyden työvuorosuunnitelmiin ja päivittäisjohtamisen tilanteeseen.

Järjestelmästä saadaan tietoa ulos integraatioilla ja raporteilla tietojohtamisen ja muun raportoinnin tarpeisiin.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallissa kootaan samantyyppisiä yksiköitä tai toimintoja yhteisiksi kokonaisuuksiksi, mikä mahdollistaa joustavamman vakituisen ja varahenkilöstön käytön koko suunnittelualueella. Malli mahdollista paremman palvelutarpeen ja työntekijöiden työvuorotoiveiden yhdistämisen ja reaaliaikaisen päivittäisjohtamisen näkymän uuden järjestelmän tuomien ominaisuuksien myötä. Henkilöstö pystyy osallistumaan entistä paremmin töiden suunnitteluun myös mobiilisti.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Muutoksen vieminen yksiköihin tukemaan laajempien kokonaisuuksien hyödyntämiseksi tukemaan päivittäisjohtamista on keskeinen osa onnistunutta toteutusta. Myös työn vaatimusten ja henkilöstön osaamisten tunnistaminen on oleellinen elementti käyttöönoton valmistelussa.

Omaa nykytoimintaa on hyvä tarkastella kriittisesti ja kuvata uudet tavoitellut toimintatavat yhteisen näkemyksen saavuttamiseksi.

Uuden järjestelmän kattava kouluttaminen käyttäjille on edellytys onnistuneelle käyttöönotolle. Käyttäjän roolin mukainen osaaminen tulee myös varmistaa.

Tehokkaan käyttöönoton tukemiseksi ja erityisesti järjestelmän jatkokehityksen pohjaksi tarvitaan toimittajilta kattava dokumentaatio.

Integraatiot palkka- ja HRM-järjestelmiin luovat pohjan järjestelmien väliseen tehokkaaseen toimintaan manuaalisen työn ja siitä johtuvien virheiden vähentämiseksi.

Hyvinvointialueilla vaadittava järjestelmäkehitys ja sen mahdollinen vaikutus omaan projektiin on syytä huomioida ajoissa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Järjestelmäprojektia tulee valmistella huolellisesti ja kattavasti sujuvan käyttöönoton varmistamiseksi. Käytettävän projektimallin valintaan on kiinnitettävä erityisesti huomiota.

Järjestelmävaatimusten ympärille on hyvä kirjoittaa kuvaus järjestelmän käytön tahtotilasta prosesseineen. Yksittäisiin järjestelmävaatimuksiin tulee liittää käytännön esimerkkejä, jolloin myöhemmin vaatimuksiin liittyvä aiottu tarve on helppo tunnistaa.

Hyvinvointialueella projekteihin osallistutaan oman työn ohella, joten projektin resursointiin ja sen riittävyyteen on kiinnitettävä erityistä huomiota.

Hyvinvointialueet ovat aktiivisen tietojärjestelmäkehityksen kohteena, joten yksittäisen projektin osalta on huomioitava järjestelmäkentän muutoskokonaisuus ja niiden vaikutus yksittäiseen projektiin.

Hyvä yhteistyö henkilöstöedustajien kanssa ja heidän aktiivinen osallistamisensa helpottaa projektin läpiviemistä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Uuden järjestelmän käyttöönotot ovat käynnistyneet ja ensikokemukset ovat lupaavia. Odotettavissa on työvuorosuunnitteluun käytettävän ajan lyhentyminen.

Uusi järjestelmä mahdollistaa tehokkaan töiden suunnittelun ja resurssien päivittäisjohtamisen lisäksi myös varahenkilöstön, lyhytaikaisten sijaisten sekä vuokratyöntekijöiden resurssien johtamisen samassa järjestelmässä muun henkilöstön kanssa.

Uuden järjestelmän avulla pyritään lisäämään töiden suunnittelun tasapuolisuutta, henkilöstön tyytyväisyyttä työvuorosuunnitteluun sekä työhyvinvointia.