Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Digiä arkeen ja Digitukea arkeen -hybriditapahtumat Etelä-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Yhteistyössä maakunnan Leader-ryhmien Tulevaisuuden kylä 2.0 -hankkeen kanssa toteutettiin Digiä arkeen ja Digitukea arkeen -hybriditapahtumat. Osallistua sai joko omalla laitteellaan kotoaan tai saapua paikalle johonkin 14:sta etäkatsomostamme.

Toimintaympäristö

Digiä arkeen ja Digitukea arkeen -tapahtumat järjestettiin Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella vastauksena asukkaiden tarpeeseen saada tukea digitaalisten palvelujen käytössä. Kohderyhmänä olivat erityisesti ne, jotka kokivat tarvitsevansa digiopastusta tai muuta tukea digiarjessa selviytymiseen.

Teknologian käytön oppiminen on tärkeää kaikille ikäryhmille. Se mahdollistaa yhteiskunnallisen osallistumisen, itsenäisyyden ylläpitämisen ja pääsyn tärkeisiin palveluihin ja sosiaalisiin verkostoihin. Teknologian käytöllä saavutettavat hyödyt ulottuvat yhteydenpidosta ja palvelujen saavutettavuudesta oppimiseen, ajanviettoon ja turvallisuuteen.

Tapahtumien taustalla vaikuttavat useat yhteiskunnalliset ja lainsäädännölliset tekijät:

  • Väestön ikääntyminen ja digikuilun kaventamisen tarve
  • Digitalisaation eteneminen julkisissa palveluissa
  • Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019), joka velvoittaa julkisia toimijoita huolehtimaan palvelujen saavutettavuudesta ja ymmärrettävyydestä
  • Yhdenvertaisuuden ja osallisuuden edistäminen, erityisesti haavoittuvassa asemassa olevien ryhmien kohdalla

Tapahtumat toteutettiin hybridimuotoisina, mikä mahdollisti osallistumisen sekä paikan päällä että etänä. Yhteistyö maakunnan Leader-ryhmien kanssa mahdollisti 14 etäkatsomon järjestämisen eri puolille maakuntaa, mikä madalsi osallistumiskynnystä ja laajensi tapahtumien saavutettavuutta.

Tapahtumat rakensivat siltaa digipalvelujen tarjoajien ja asukkaiden välille, tuoden digitukea konkreettisesti lähemmäksi ihmisten arkea. Tämä tukee hyvinvointialueen strategisia tavoitteita ja vastaa ajankohtaisiin yhteiskunnallisiin kehityskulkuihin.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Tapahtumien kohderyhmänä olivat Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen asukkaat, jotka kokivat tarvitsevansa digiopastusta tai muuta tukea digiarjessa selviytymiseen. Kohderyhmä koostui eri ikäryhmistä, mutta erityisesti niistä, joille digipalvelujen käyttö ei ole vielä arkipäivää. Tapahtumat tavoittivat osallistujia, jotka kaipasivat selkokielistä ohjausta, rohkaisua ja konkreettisia esimerkkejä digipalvelujen hyödyntämisestä.

Asiakasymmärryksen kartoitus ja osallistaminen

Asiakasymmärrystä kerrytettiin yhteistyössä maakunnan Leader-ryhmien kanssa. Leader-ryhmät kartoittivat alueillaan kylät, jotka halusivat järjestää etäkatsomon tapahtuman ajaksi. Tämä mahdollisti osallistumisen myös niille, joille fyysinen osallistuminen olisi ollut haastavaa. Etäkatsomoissa oli paikalla Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hankkeen edustajia, jotka vastasivat teknisestä toteutuksesta ja tukivat osallistujia kysymysten esittämisessä.

Viestintää toteutettiin monikanavaisesti eri järjestöjen ja yhteisöjen kautta, kuten:

  • Järjestötalon uutiskirje
  • Sosten jäsenjärjestöt
  • Kuntien järjestöyhdyshenkilöverkosto
  • Eläkeliiton paikallisyhdistykset
  • Kirjastot ja kansalaisopistot
  • Leader-ryhmät

Vaikutukset ja tunnistetut tarpeet

Tapahtumat vastasivat tunnistettuihin tarpeisiin:

  • Tarve henkilökohtaiselle ja selkokieliselle digituelle
  • Mahdollisuus osallistua omalta paikkakunnalta tai kotoa käsin
  • Yhteisöllinen oppiminen ja vertaistuki

Käyttäjäprofiileina tunnistettiin esimerkiksi:

  • Rohkea kokeilija, joka haluaa oppia uutta mutta tarvitsee ohjausta alkuun.
  • Varovainen käyttäjä, joka kaipaa selkeitä ohjeita ja henkilökohtaista tukea.
  • Itsenäinen oppija, joka hyödyntää tapahtuman materiaaleja ja etäkatsomoita omassa tahdissaan.

Tapahtumat lisäsivät digitukea tarvitsevien osallisuutta ja vahvistivat alueellista yhteistyötä digituen tarjoamisessa.

Ratkaisun perusidea

Digiä arkeen ja Digitukea arkeen -tapahtumat ovat vuorovaikutteisia hybriditilaisuuksia, joiden tavoitteena on tuoda digipalvelut ja digituki lähemmäksi Etelä-Pohjanmaan asukkaita. Tapahtumat toteutettiin yhteistyössä Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hankkeen ja maakunnan Leader-ryhmien kanssa.

Osallistuminen oli mahdollista monella tavalla: omalta laitteelta kotoa käsin, yhteisöllisesti kotikatsomossa tai saapumalla johonkin 14:sta etäkatsomosta, jotka sijoittuivat eri puolille maakuntaa. Etäkatsomoissa oli paikalla asiantuntijoita tukemassa osallistujia teknisesti ja vastaamassa kysymyksiin.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin toteutuksen tueksi laadittiin projektisuunnitelma ja aikataulutus. Tapahtumien suunnitteluvaiheessa perustettiin sekä sisäinen että ulkoinen projektiryhmä. Molemmille hanketahoille – Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hankkeelle ja Leader-ryhmien Tulevaisuuden kylä 2.0 -hankkeelle – määriteltiin selkeät vastuualueet:

  • Leader-ryhmät vastasivat kyläyhdistysten aktivoinnista, etäkatsomoiden perustamisesta ja vastuuhenkilöiden nimeämisestä.
  • Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hanke vastasi erityisesti luennoitsijoiden rekrytoinnista ja tapahtuman teknisestä operoinnista etäkatsomoihin.

Tiedottaminen toteutettiin yhteistyössä, ja viestintää koordinoitiin tiiviissä yhteistyössä hyvinvointialueen viestintäyksikön kanssa. Yhteistyö Leader-ryhmien kanssa oli innostavaa, tiivistä ja tehokasta.

Resurssit:

  • Projektiryhmän perustaminen: Tapahtumalle nimettiin projektiryhmä, johon kuului kaikkien Leader-ryhmien kyläasiantuntijat, hankejohtaja ja sekä digiagentti.
  • Toiminnallinen tiimi: Kyläasiantuntijat ja digiagentti muodostivat käytännön toteutuksesta vastaavan tiimin, joka kokoontui säännöllisesti suunnittelemaan ja koordinoimaan tapahtumaa. Digiagentti vastasi hyvinvointialueen sisäisen tiimin koordinoinnista.
  • Viestintä ja koordinointi: Tiimille perustettiin WhatsApp-ryhmä nopeaa tiedottamista varten. Yhteisviestinnän osalta perustettiin myös oma viestintäryhmä, jossa oli mukana yksi Leader-ryhmän kyläasiantuntija, hyvinvointialueen viestinnästä edustus sekä digiagentti.

Resurssit 

Tapahtuman toteuttaminen vaati: 

  • Henkilöstöä: Leader-ryhmien kyläasiantuntijoita, viestintäyksiköstä ammattilaisia, asiantuntijoita hankkeesta jalkautumaan etäkatsomoihin varmistamaan videoyhteyden toimivuuden ja näkyvyyden kylätaloille, digiagentin fasilitoimaan tapahtumat ja hankkimaan luennoitsijat sekä kahvituksesta vastaavan kyläaktiivin etäkatsomoon.
  • Aikaa: Suunnittelutyö käynnistettiin hyvissä ajoin ja tiimi kokoontui kuukausittain. • 
  • Osaamista: Projektinhallinnan, viestinnän, digitukitoiminnan ja tapahtumatuotannon osaamista. Kylätoiminnan tuntemusta. 
  • Rahoitusta: Tapahtuma toteutettiin osana Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hanketta.

Prosessin vaiheet ja toimenpiteet 

  1. Suunnittelu: 
    • Projektiryhmän nimeäminen 
    • Projektisuunnitelman laatiminen 
    • Innokkaiden kylien kartoitus ja etäkatsomon toteuttajaksi sitouttaminen 
  2. Viestintä ja markkinointi: 
    • Sähköpostikutsujen lähettäminen järjestöille, kirjastoihin, kansalaisopistoihin sekä ennen kaikkea Leader-ryhmien kautta kylien asukkaille. 
    • Tiedottaminen Järjestötalon uutiskirjeessä, Etelä-Pohjanmaan tapahtumakalenterissa, kauppojen ilmoitustauluilla ja hyvinvointialueen sisäisissä kanavissa 
  3. Toteutus: 
    • Tapahtuman järjestäminen Teamsilla 
    • Teemojen ja luennoitsijoiden hankinta
    • Kylien aktivoiminen etäkatsomon ja tiedottamisen osalta 
    • Etäkatsomoihin jalkautuvien asiantuntijoiden rekrytointi 
    • Tapahtumailtojen fasilitointi
  4. Jälkihoito: 
    • Palautepalaveri
Vinkit toimintamallin soveltajille

Digiä arkeen ja Digitukea arkeen hybriditapahtumien toteuttaminen vaatii huolellista suunnittelua, selkeitä vastuunjakoja ja aktiivista viestintää. Suosittelemme laatimaan projekti- ja viestintäsuunnitelman, joka kokoaa yhteen tavoitteet, tehtävät, aikataulut, resurssit ja viestintäkanavat. Tämä auttaa pitämään kokonaisuuden hallinnassa ja varmistaa, että kaikki osapuolet tietävät roolinsa.

Sovellettavuus ja laajentaminen

Toimintamalli on helposti sovellettavissa:

  • Eri teemoille: Esimerkiksi yksittäisten asiantuntijaluentojen välittämiseksi kyliin/koteihin.
  • Eri kohderyhmille: Tapahtuman sisältö ja yhteistyötahot voidaan räätälöidä esimerkiksi nuorille, perheille jne.
  • Eri toimintaympäristöihin: Malli soveltuu parhaiten etäyhteydellä toteutettavina ratkaisuina joko kyliin suoraan tai koteihin. Lähetyksen sijaintipaikka voi olla missä päin tahansa, vaikka maakunnan ulkopuolella.

Keskeiset onnistumistekijät

  • Kyläyhteisöjen osallistaminen: Kyläläisten  mukanaolo tuo tapahtumaan energiaa, osaamista ja mahdollistaa sukupolvien välisen vuorovaikutuksen. Kävijät antoivat tästä erittäin positiivista palautetta.
  • Monikanavainen viestintä: Kohderyhmien tavoittaminen vaatii laajaa viestintää eri kanavissa – sähköpostit, uutiskirjeet, ilmoitustaulut, verkkosivut ja henkilökohtaiset kontaktit.
  • Yhteistyöverkostot: Tapahtuman onnistuminen perustuu laajaan yhteistyöhön eri toimijoiden kanssa. Verkostojen aktivointi ja sitouttaminen on tärkeää jo suunnitteluvaiheessa.

Vältettävät sudenkuopat

  • Yhteensattumien ennakointi: Ensimmäisessä tapahtumassa samassa rakennuksessa oli toinen tilaisuus, jonka osallistujat vierailivat tapahtumassa ilman ennakkotietoa. Tällaiset tilanteet voivat vaikuttaa kävijämäärien arviointiin ja palautteen keruuseen.
  • Verkkototeutuksen haasteet: Kohderyhmälle verkkotapahtuma ei ole yhtä saavutettava kuin fyysinen tapahtuma, ja henkilökohtainen digituki jää puuttumaan.Tätä toimintamallia voi soveltaa vastaavanlaisten tapahtumien toteuttamiseen eri kohderyhmille tai eri toimintaympäristöissä. Etäkatsomoihin suositellaan ennakkoilmoittautumista tilavarausten resurssien varmistamiseksi. Asukkaiden osallistumisaktiivisuuteen vaikuttaa kylätoiminnan aktiivisuus. Tapahtuman onnistuminen edellyttää kaikista tahoilta sitoutumista ja innostavaa otetta. 
Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Leader-ryhmäyhteistyö osoittautui vaikuttavaksi keinoksi tavoittaa reuna-alueilla asuvia asiakkaita, jotka muuten olisivat jääneet digitapahtumien ulkopuolelle. Hybriditapahtumien malli, jossa osallistuminen oli mahdollista joko etäyhteydellä kotoa käsin tai lähietäkatsomossa, lisäsi saavutettavuutta ja madalsi osallistumiskynnystä erityisesti ikääntyneille ja digituen tarpeessa oleville.

Tapahtuma sai kiitosta erityisesti matalan kynnyksen lähestymistavasta.

Yllättäviä ja odottamattomia vaikutuksia

  • Yhteisöllisyyden vahvistuminen: Etäkatsomoihin kokoontuneet osallistujat alkoivat jakaa kokemuksiaan ja tukea toisiaan digiasioissa. Tämä lisäsi yhteisöllisyyttä ja vahvisti alueellista osallisuutta.
  • Yhteistyötahojen aktiivisuus: Useat yhteistyötahot markkinoivat tapahtumaa omilla kanavillaan, mikä lisäsi näkyvyyttä ja tavoittavuutta enemmän kuin alun perin arvioitiin.