Työelämän vertaissovittelu (Työelämän VERSO)

Luotu 24.01.2022
Työelämän vertaissovittelu (Työelämän VERSO)
Työelämän vertaissovittelu (Työelämän VERSO)

Alustava idea

Vertaissovittelua käytetään vapaaehtoisena menettelynä työyhteisöjen arjessa esiintyvissä häiriötilanteissa ja niiden ratkaisemisessa. Vertaissovittelu vahvistaa työyhteisöjen psykologista turvallisuutta, tukee työssä jaksamista ja arkista toimintaa.

Kohderyhmä

Työikäiset

Toimintamallin kuvaus

Ratkaistava ongelma tai haaste

Toimintaympäristössä työskentelevistä on suurin osa naisia ja toisen asteen koulutuksen saaneita. Myös maahanmuuttajataustaisten työntekijöiden suuri määrä voi osaltaan edesauttaa ongelman syntyä. Edellä mainitut seikat vaikuttavat työntekijöiden kommunikointivalmiuksiin ja ongelmanratkaisukykyyn. Työyksiköissä voi pienistä asioista eskaloitua suuria ongelmia, koska ei ymmärretä toista, ollaan tunteella tilanteessa, ei osata puhua suoraan vaan puhe tapahtuu takanapäin toisten työntekijöiden kanssa, ei osata käsitellä saatua palautetta kehittävästi tai annetaan palautetta loukkaavasti. Näitä pieniä asioita halutaan tunnistaa ja ratkaista ennen kuin ne eskaloituvat koko työyksikköä rasittaviksi ongelmiksi.

Kehitettävä asia liittyy työkykyjohtamiseen. Vertaissovittelumalli on yksi väline pitää työyksiköiden työkyky hyvänä.

PK; Vertaissovittelu sovitetaan kokonaisuuteen HR ohjeistus - työsuojelu - työterveys

Prosessi:

1.Käynnistäminen – käynnistyminen; lähtöitilanne, lähtötiedot, aikaikkuna, kiireellisyys, haitan kirjaaminen

2.Ratkaisu: otetaanko kuvioon mukaan vertaissovittelija (-t)

3.Tapaamisen infovaihe;  mistä kyse, miten prosessi etenee, vertaissovittelijan rooli, sovittelun periaatteet, kannustetaan avoimuuteen ja vastataan kysymyksiin.

4.Voidaan järjestää erillistapaamiset; annetaan mahdollisuus kertoa tilanteesta omasta näkökulmastaan (kuulluksi tuleminen). Tässä voidaan keskustella toiveista (tavoite), muutoskohde – minkä hyvän toivotaan alkavan? Tsempataan avoimuuteen prosessin kuluessa.

5. Yhteisessä sovittelutapaamisessa edetään sovitteluvaiheen kautta ratkaisuvaiheeseen. Osallistuja päättää mitä tuo esille HUOM!. Osallistujat ovat vaitiolovelvollisia kuulemastaan.

6. Aloitetaan siten, että jokainen vuorollaan esittää (avoimesti, perusteellisesti) oman näkökulmansa (näkemys) tapahtumista. Sovittelija tarkkailee, reagoin ja varmistaa tilaisuuden tasapuolisuuden ja asiallisuuden. Tilaisuus jatkuu keskustelulla ja haetaan yhteistä ymmärrystä sekä suuntaa ideoinnin kautta ratkaisuvaiheelle.

7. Ratkaisuvaiheessa osallistujilta otetaan ideoita tilanteen ratkaisemiseksi, joskus ratkaisuvaihe on perusteltua järjestää eri tapaamisessa TAI jos tulee tunne ettei sovitteluvaihe tuota tulosta, sovitaan uusi tapaaminen. Tarvittaessa voidaan sopia uudet yksilötapaamiset.

8. Sovittelusopimukseen päästään, kun osallistujat löytävät yhteisen näkemyksen ratkaisuun. Ratkaisu ja menetelmät kirjataan sopimusmuotoon kaikille asianosasille. Vertaissovittelijan vastuulla on  kaikille kohtuullisen sopimuksen muokkaaminen.

9. Seurantatapaamisen ajankohta kirjataan ja samoin seuraaja = sovittelija.

10. Sovittelu päättyy allekirjoituksiin

11. Huomioitavaa: ei muistioita, mitä kerrotaan työyhteisölle, tarvittaessa uusi sovittelu tai organisaation muut toimenpiteet (työturvallisuuslaki). Sovittelija kertoo näkemyksensä osapuolille ja organisaation johdolle. Työnantajan päättäjät voivat lopettaa sovittelun.

12. Seurantatapaamisen sisältöjä;  sovittelun jälkeisestä työilmapiiri, sopimuksen sisällön toteutuminen, onko tullut esiin jotain uusia keskusteltavia asioita ja sovittavia asioita. Tarvittaessa sovitaan uusia tapaamisia.

 

Kehittämistarve eri näkökulmista

Muutos pitää saada aikaiseksi sellaisiin tilanteisiin, missä pienet asiat laukaisevat isoja tunteita ja ei toivottuja käyttäytymismalleja, kuten vihaisuutta, puhumattomuutta, selän takana puhumista, vähättelyä ym. työyhteisön ilmapiiriä heikentäviä tekijöitä.

Muutos pitää saada aikaan myös palaute- ja vuorovaikutustilanteisiin eli oppia antamaan ja vastaanottamaan rakentavaa palautetta.

Vertaissovittelumallilla ongelmatilanteessa olevat työntekijät tulevat kuulluksi tasapuolisesti ja saavat apua kokonaiskuvan hahmottamiseksi. Työntekijät saavat mahdollisuuden käsitellä asiaa turvallisessa ympäristössä ja tilaisuuden sopia asian kaikkia osapuolia tyydyttävällä tavalla. Haasteellisten tilanteiden ratkaiseminen mahdollisimman nopeasti ja lähellä työntekijöitä, mahdollistaa ongelmien ratkaiseminen ennen kuin ne ovat alkaneet nakertaa työilmapiiriä ja aiheuttaneet negatiivisen kehän syntymisen asian ympärille.

PK; vertaisovittelu täydentää (sovitellaan kokonaisuuteen) organisaation rakenteita; esihenkilön toiminta, organisaation henkilöstöhallinto eli HR (Human Resources), työterveyspalvelut, työyhteisö oma toiminta, työsuojelu.

Tavoitellut muutokset ja vaikutukset

Tavoitteena on luoda avoin ja luottavainen ilmapiiri siten, että työntekijät uskaltavat ottaa yhteyttä matalalla kynnyksellä vertaissovittelijoihin. Vertaissovittelun tavoitteena on ylläpitää hyvää työilmapiiriä ja osaltaa opettaa työntekijöitä kehittävän palautteen antoon ja vastaanottoon. Tavoiteena on, että työntekijät kokevat säätiön turvallisena ja luotettava työnantajana siten, ettei tarvitse pelätä epäasiallista käytöstä tai vaikeiden asioiden puhumattomuutta.

Tavoitteiden saavuttaminen

Järjestetään organisaation vertaissovittelijoiden valmennusohjelma, joka myötäilee organisaation vertaisovittelun toimintamallia ja työohjeita. Valmennusohjelma rakentuu ratkaisukeskeiselle viitekehykselle, jossa suuntaudutaan tavoitteelisesti tulevaisuuteen. Valmennusohjelmassa käydään läpi vertaissovittelun toimintamalli ja lisätään tiedollisia/taidollisia valmiuksia sovittelutilanteisiin.

Valmennusohjelman sisältö:

- Sovitteleva työyhteisö ja organisaation toimintamalli - vertaissovittelun suhde organisaation toimintaan

- Toimiva työyhteisö - työyhteisön & toimintakulttuurin muodostuminen

- Vertaisovittelijalta vaadittavat valmiudet

- Vertaissovittelun ratkaisukeskeinen prosessi - ratkaisukeskeinen viitekehys

- Vertaissovittelijat taidot: ohjaaminen, kohtaaminen, sovittelu, rajaaminen, suuntaaminen, tavoitteellistaminen, palaute, sovittelusuunnitelma

- Vertaissovittelijan jaksaminen - sovittelijan identiteetti

 

Toimintamallin vaiheet;

1.Käynnistäminen – käynnistyminen; lähtötilanne, lähtötiedot, aikaikkuna, kiireellisyys, haitan kirjaaminen

2.Ratkaisu: otetaanko kuvioon mukaan sovittelija (-t)

3.Tapaamisen infovaihe;  mistä kyse, miten prosessi etenee, vertaissovittelijan rooli, sovittelun periaatteet, kannustetaan avoimuuteen ja vastataan kysymyksiin.

4.Sovittelun osapuolten erillistapaamiset; annetaan mahdollisuus kertoa tilanteesta omasta näkökulmastaan (kuulluksi tuleminen). Tässä voidaan keskustella toiveista (tavoite), muutoskohde – minkä hyvän toivotaan alkavan? Tsempataan avoimuuteen prosessin kuluessa.

5. Yhteisessä sovittelutapaamisessa edetään sovitteluvaiheen kautta ratkaisuvaiheeseen. Osallistuja päättää mitä tuo esille HUOM!. Osallistujat ovat vaitiolovelvollisia kuulemastaan.

Aloitetaan siten, että jokainen vuorollaan esittää (avoimesti, perusteellisesti) oman näkökulmansa (näkemys) tapahtumista. Sovittelija tarkkailee, reagoin ja varmistaa tilaisuuden tasapuolisuuden ja asiallisuuden. Tilaisuus jatkuu keskustelulla ja haetaan yhteistä ymmärrystä sekä suuntaa ideoinnin kautta ratkaisuvaiheelle.

Ratkaisuvaiheessa osallistujilta otetaan ideoita tilanteen ratkaisemiseksi, joskus ratkaisuvaihe on perusteltua järjestää eri tapaamisessa TAI jos tulee tunne ettei sovitteluvaihe tuota tulosta, sovitaan uusi tapaaminen.

6. Sovittelusopimukseen päästään, kun osallistujat löytävät yhteisen näkemyksen ratkaisuun. Ratkaisu ja menetelmät kirjataan sopimusmuotoon kaikille asianosasille. Sovittelijan vastuulla on  kaikille kohtuullisen sopimuksen muokkaaminen.

7. Seurantatapaamisen ajankohta kirjataan ja samoin seuraaja = sovittelija. Lisäksi kirjataan allekirjoitettujen sopimusten määrä, arkistointi ja tuhoaminen (suosittelen ettei omia kappaleita tehdä vaan yksi kassakaappisopimus)

8. Sovittelu päättyy allekirjoituksiin

9. Huomioitavaa: ei muistioita, mitä kerrotaan työyhteisölle, tarvittaessa uusi sovittelu tai organisaation muut toimenpiteet (työturvallisuuslaki). Sovittelija kertoo näkemyksensä osapuolille ja organisaation johdolle. Työnantajan päättäjät voivat lopettaa sovittelun.

10. Seurantatapaamisen sisältöjä;  sovittelun jälkeisestä työilmapiiri, sopimuksen sisällön toteutuminen, onko tullut esiin jotain uusia keskusteltavia asioita ja sovittavia asioita. Tarvittaessa sovitaan uusia tapaamisia.

Tiedotus/Viestitään kaikille työntekijöille vertaissovittelumallin mahdollisuudesta.

Vertaissovittelijoiden tuki: vertaistuki, työnohjaus/coaching, koulutus, (palkkiosta maininta?)

Arvioidaan prosessia ja muutetaan sitä palautteen mukaan.

 

Seuranta ja arviointi

Vertaissovittelutilanteiden lukumäärä

Vertaissovittelijoiden sitoutuneisuus asiaan, haluavatko jatkaa tehtävässä?

Kuinka monta sovittelutilannetta sovittelijat ovat saaneet ratkaistua?

Palautteen antamisen ja työilmapiirin mittaaminen Työeläkevakuutusyhtiö Elon työyhteisökyselyllä.

Ratkaisun keskeinen sisältö

Työelämän vertaissovittelun avulla työyhteisöissä voidaan ratkoa työntekijöiden välisiä ongelmia matalla kynnyksellä. Vertaissovittelumallin käyttöönotto sovitaan johtoryhmässä ja malli esitellään työntekijöille. Vertaissovittelumallin kehittäminen työyhteisöön:

  • Sovitaan työntekijöiden kanssa tai heidän edustajiensa kanssa, ketkä ovat sopivia vertaissovittelijoiksi.
  • Järjestetään vertaissovittelijakoulutus.
  • Sovitaan mallin käyttötarkoitus ja sovittelun etenemismalli.
  • Viestitään mallista työntekijöille esimerkiksi esitteen avulla.
  • Sovitaan vertaissovittelijoiden yhteydenottokanavat.

Esimerkki vertaissovittelumallista:

  1. Työntekijä ottaa yhteyttä vertaissovittelijaan, joka arvioi toisen sovittelijan kanssa, kuuluuko asia vertaissovittelun piiriin.
  2. Vertaissovittelija sopii sovitteluun osallistuvien työntekijöiden kanssa yksilötapaamiset ja informoi kyseisten henkilöiden esimiestä tapaamisista.
  3. Yksilötapaamisten jälkeen vertaissovittelija sopii yhteisen tapaamisen, jossa asiaa käsitellään yhdessä.
  4. Sovitteluun osallistuvat työntekijät etsivät ratkaisua ongelmaan vertaissovittelijoiden avulla.
  5. Jos sopu syntyy, työntekijät allekirjoittavat sopimuksen, johon on kirjattu, mitä on sovittu ja kuinka sovittuja asioita seurataan.
  6. Jos sopua ei synny, vertaissovittelijat arvioivat, voiko asiaa vielä sovitella vai pitääkö asia siirtää esimiehen ratkaistavaksi.

Omakotisäätiö tuottaa palveluja ikäihmisille; ympärivuorokautista palveluasumista, senioriasumista ja kotihoitoa. Säätiö sijaitsee monikulttuurisessa Itä-Helsingissä. Työntekijät ovat pääosin toisen asteen koulutuksen käyneitä. On nähtävissä maahanmuuttajataustaisten työntekijöiden kasvava määrä.

Vanhustyön arvostus on vähentynyt nyky-yhteiskunnassa. Työ koetaan raskaaksi, palkka huonoksi ja johtaminen hierarkkiseksi. Vanhustyö näyttäytyy negatiivisessa valossa eri medioissa; vain ongelmia ja puutteita tuodaan esille. Kotihoidossa hoidetaan yhä sairaampia vanhuksia ja tämä heijastuu myös ympärivuorokautiseen palveluasumiseen. Vanhukset ovat monisairaita, syvästi muistisairaita, jotka tarvitsevat paljon hoivaa ja gerontologisen hoitotyön erityisosaamista.

Kolmantena trendinä on vaikeutunut rekrytointi alalla. Ei ole hoitotyön ammattilaisten työntekijäreserviä, josta voisi rekrytoida. Opiskelijatyö, oppisopimuspolut ja työntekijöiden positiiviset kokemukset työnantajasta, "puskaradio", ovat uudenlaisia rekrytointikanavia. Erityisesti maahanmuuttajayhteisöissä, joissa on tulevaisuuden hoitotyön osaajien potentiaali, puskaradiolla on suuri merkitys.

Henkilöstön monikulttuurisuus, ajoittainen henkilöstöpula ja palvelujen kohderyhmän haasteellisuus voivat aiheuttaa väärinymmärryksiä, stressiä ja muita haasteellisia tilanteita työyhteisössä. Pienistä väärinymmärryksistä voi kasvaa isoja ongelmia, jos niihin ei tartuta heti. Työhyvinvointi, työn mielekkyys, turvallinen työyhteisö ja oikeudenmukainen johtaminen ovat tulevaisuuden menestystekijöitä vanhustyössä.

Edellä mainittujen seikkojen lisäksi vanhuspalvelujen tarve lisääntyy väestörakenteen vanheneminen vuoksi. Eläkeikäisten osuus väestöstä kasvaa voimakkaasti samaan aikaan kun työikäinen väestö vähenee. Sosiaalialasta on tehtävä nuoria kiinnostava ammatti. Palkkapolitiikkaan on vaikea vaikuttaa, koska palkat neuvotellaan yleisellä tasolla. Mutta työn sisällön ja oikeudenmukaisen johtamisen avulla yksittäinen sosiaalialan työnantaja voi vaikuttaa työn vetovoimaisuuteen. Vertaissovittelu vastaa osaltaan haasteisiin ja tuo uutena toimintamallina mahdollisuuksia työkulttuurin kehittämiseen sovittelevaksi ja avoimeksi. Ongelmat ratkaistaan matalalla kynnyksellä keskustellen ja sopien. Tämä kaikki välittyy positiivisena ilmapiirinä asiakkaille, omaisille, yhteistyökumppaneille ja työntekijöille.

Asiakkaiden osallistuminen

Vanhustyössä henkilöstö on tärkein toiminnallinen resurssi, josta tulee pitää huolta. Omakotisäätiön työyhteisökyselyjen mukaan oikeudenmukainen johtaminen, palautteen antaminen ja puuttuminen epäkohtiin ovat asioita, joita pitää kehittää. Työyhteisökyselyjen vastaustausten mukaan tilanteisiin halutaan esimiehen väliintuloa. Työnjohdollisissa tilanteissa esimiehen rohkea ja oikeudenmukainen väliintulo onkin ensiarvoisen tärkeää. Mutta on myös pienempiä, tunnelatautuneita tilanteita, joita olisi hyvä opetella ratkomaan työntekijöiden kesken heti siinä tilanteessa, kun ongelmia ilmenee.

Omakotisäätiöllä halutaan kehittää työyhteisöjä itseohjautuvuuteen siten, että jokainen työntekijä kantaa itse vastuuta siitä, millainen työyhteisön ilmapiiri on. Häiriötilanteet ovat oppimistilanteita, joissa osapuolet käsittelevät avoimesti tilanteita kolmannen osapuolen avulla, ei toisen selän takana kolmannen osapuolen kanssa. Kohderyhmänä on kaikki työntekijät, jotka kokevat saaneensa huonoa kohtelua toiselta työntekijältä tai työyhteisössä koetaan, että kahden työntekijän erimielisyydet tulee ratkaista sovittelun avulla.

Vertaissovittelumallin kehittämineni sovittiin työntekijöiden edustamassa yhteistyötoimikunnassa. Työntekijöiden edustajat päättivät, että kyseinen malli on kehittämisen arvoinen.

Ratkaisun kokeilu käytännössä

Joulukuu 2021 Vertaisovittelijoiden valinta, kahdeksan sovittelijaa

17.12.2021 kouluttajan kanssa ensimmäinen tapaaminen

Tammikuu 2022 kolme valmennustapahtumaa vertaissovittelijoille, 3 x 4 tuntia

Helmikuu 2022 neljäs tapaaminen, jossa mukana myös johto (neljä henkilöä)

Helmikuu vertaissovittelun käyttöönotto - vertaissovittelijoiden työaika neuvotteluissa + palkkiot

Arviointi

Toimivuuden ja käyttöönoton edellytykset

Vertaissovittelumallin käyttöönotto vaatii työntekijöiden kanssa käytyä keskustelua. Työntekijöiden tulee ymmärtää vertaissovittelun merkitys ja hyväksyä se toimintamalliksi. Heidän tulee tunnistaa vertaissovittelusta saatava hyöty, joka parantaa yhteistä työilmapiiriä ja antaa kokemuksen kuulluksitulemisesta.

Vertaissovittelun prosessi tulee olla selkeästi kuvattu: missä tilanteissa sitä voi käyttää ja milloin ongelmatilanteessa on kyseessä työnjohdollinen ongelma, johon esimiehen pitää viipymättä reagoida.

Vertaissovittelumallista tulee viestittää työyhteisöille laajasti: tiimipalavereissa, esitteillä, videoilla ym.

Esimiesten ja vertaissovittelijoiden tulee yhdessä täsmentää roolit vertaissovittelumallissa. Matalan kynnyksen mallinna vertaissovittelijat toimivat suoraan työntekijöiden kanssa ilman esimiehen läsnäoloa. Sopu pyritään saamaan aikaan ilman työnjohdollista väliintuloa.

Vertaissovittelijoille tulee antaa työaikaa sovitteluprosessin läpiviemiseksi. Vertaissovittelijoiden esimiesten tulee hyväksyä vertaissovittelu työntekijän yhdeksi työtehtäväksi.

Vertaissovittelijoiden osaamisesta ja jaksamisesta tulee huolehtia. Vertaissovittelijan tehtävä aloitetaan koulutuksella. Jatkossa järjestään tarvittaessa lisäkoulutusta ja työnohjausta. Sovitteluprosessista tulee sopia kertaluonteinen palkkio vertaissovittelijoille.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Helsinki
Kehittäjäorganisaatiot
Omakotisäätiö sr
Toimintaympäristö
Omakotisäätiön työyksiköissä
Rahoittaja
Ei erillisrahoitusta